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Einheitliche Regeln zur Buchführung GoB und GoBD

Mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ist die Buchführung in Unternehmen reglementiert. Die GoBD ist eine sinnvolle Ergänzung und ein Schritt zur digitalen Transformation der unternehmerischen Buchführung.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Bewährte Buchhaltungsvorschriften

Die Grundsätze ordnungs­gemäßer Buchführung (GoB) mögen auf den ersten Blick komplex erscheinen, er­fül­len aber einen wich­tigen Zweck: Nur, wenn die Buch­führung in Unter­nehmen klar regle­men­tiert ist, lassen sich die Ergeb­nisse auch ver­glei­chen. Genau darauf kommt es Gläu­bigern, aber auch In­ves­toren und Geschäfts­partnern an.

GoB - was ist genau darunter zu verstehen?

Das Kürzel GoB umschreibt die Grund­sätze ordnungs­gemäßer Buch­führung – und damit die in Deutsch­land gel­ten­den all­gemeinen Regeln zur Rechnungs­legung für die Buch­haltung und handels­recht­liche Bilan­zierung. Die Grund­sätze sind einer­seits in der kauf­män­nischen Praxis gewachsen, anderer­seits aber auch schrift­lich im Handels­gesetzbuch (HGB) definiert. Und das aus gutem Grund: Diese ein­heit­lichen Standards sollen die Zweck­erfüllung von er­stellten und ver­öffent­lichten Jahres­ab­schlüssen gewähr­leisten, da sie Unter­nehmer ebenso wie Gläubiger davor schützt, von falschen Daten aus­zugehen und des­wegen eventuell Ver­luste zu reali­sieren.

Für wen gelten die GoB?

Der Geltungs­bereich ist im Handel­srecht klar um­ris­sen: Im § 238 Abs. 1 HGB ist klar for­mu­liert, dass jeder Kauf­mann der Pflicht unter­liegt, seine Bücher nach den GoB-Richt­linien zu führen und mit diesen nicht nur seine Handels­geschäfte trans­parent zu machen, sondern auch seine Ver­mögens­lage – und zwar nach den gel­tenden Grund­sätzen der ord­nungs­gemäßen Buch­führung. Doch es gibt durchaus Aus­nahmen, wie bei­spiels­weise Frei­berufler und Klein­unter­nehmer.

Regeln und Gesetze der GoB

Im Jahr 1985 hat der Gesetz­geber erstmals diese Prin­zi­pien zumindest teil­weise im Handels­gesetz­buch (HGB) syste­matisch zu­sam­men­gefasst, also kodif­iziert. Die gesetz­lichen Regeln wirken sich ins­beson­dere auf die Er­stel­lung der Jahres­ab­schlüsse aus, die letzt­endlich Auf­schluss zur finan­ziel­len Lage eines Unter­nehmens geben sollen. Darüber hinaus gelten jedoch auch un­kodif­izierte Regeln, die sich im Laufe der Jahre aus der Praxis heraus ent­wickelt haben. So reicht es bei­spiels­weise schon aus, falsch zu buchen oder Unter­lagen nicht ent­sprechend den vor­geschrie­benen Fristen auf­zube­wahren, um im Ernst­fall Maß­nahmen von Seiten des Finanz­amtes auszu­lösen.

Die viel­fältigen Regeln der GoB sind thema­tisch in ver­schiedene Bereiche ge­glie­dert:

Grund­sätze der ordnungs­gemäßen Buch­führung

Hier sind die wichtigsten Richt­linien zur Buch­führung und Rech­nungs­stellung definiert.

Abgren­zungs­grund­sätze

Diese behan­deln den Zeit­punkt der Erfas­sung von Auf­wen­dungen und Erträgen sowie Gewinnen und Verlusten.

Grund­sätze der Bilan­zierung

Diese Grund­sätze definieren die Regeln für die kor­rekte Bilan­zierung im Zuge der dop­pel­ten Buch­führung.

Grund­satz der Rich­tigkeit und Will­kür­freiheit

Diese im § 239 Abs. 2 HGB beschriebene Regel besagt, dass ein Unternehmen seine Buchungen einerseits vollständig und andererseits korrekt durchzuführen hat. Es dürfen also weder Geschäftsvorfälle erfunden, noch dürfen Buchungswerte willkürlich verändert werden. Das gilt auch für Schätzungen, die objektiv und realistisch erhoben werden müssen, auch wenn ein Buchungswert nicht genau feststeht. Dann sind nachvollziehbare Muster zu nutzen, um eine Schätzung aufzustellen.

Grundsatz der Einzelbewertung

Diese grundsätzliche Regel spielt zusammen mit der geforderten Vollständigkeit und Klarheit: Ermittelt ein Unternehmen sein aktuelles Vermögen, ist jeder einzelne Gegenstand zu bewerten. Es reicht also nicht aus, verschiedene unternehmenseigene Grundstücke grob und als ein Ganzes zu schätzen, vielmehr muss jede Immobilie einzeln betrachtet werden. Dieser Ansatz gilt auch für Schulden bei verschiedenen Banken. Lediglich Massengegenstände wie Schrauben, Heizöl oder auch Sand dürfen abweichend bewertet werden.

Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit

In diesem Grundsatz ist klar definiert, dass sämtliche Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen zeitnah und vor allem chronologisch verbucht werden müssen.

Grundsatz der Übersichtlichkeit und Klarheit

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, denn jede Buchführung sollte nicht nur übersichtlich, sondern auch verständlich und nachvollziehbar aufgebaut sein. Maßgabe dieser im § 238 Abs. 1 HGB definierten Regel ist, dass sich auch ein Außenstehender damit zurechtfinden muss, wobei sich dieser gut mit der Materie auskennen sollte.

Grundsatz der Vollständigkeit

Dieser Anspruch ist in § 239 Abs. 2 HGB geregelt und stellt klar: Alle die Buchführung betreffenden Vorgänge in einem Unternehmen müssen auch verbucht werden. Geschäftsvorfälle dürfen also nicht einfach unter den Tisch fallen, wenn sie nicht genehm sind, wie zum Beispiel Rückstellungen, sollten auf das Unternehmen Verluste oder Zahlungen zukommen. Darüber hinaus leitet sich aus dieser Regel ab, dass Kaufleute einmal im Jahr eine Inventur durchführen müssen. Der Hintergrund: Ohne einen genauen Bestand ist eine komplette Erfassung und Buchung der Vermögensgegenstände unmöglich.

Grundsatz der Sicherheit

Dieser GoB stellt sicher, dass die Geschäftsvorfälle sich auch nach Jahren noch nachvollziehen lassen. Demnach müssen alle Dokumente und Unterlagen vorschriftsmäßig archiviert werden.

Belegprinzip

Keine Buchung ohne Beleg – so lässt sich diese Regel zusammenfassen. Um eine Buchung ordnungsgemäß auszuführen, ist also ein schriftlicher Beleg wie eine Rechnung notwendig.

Unterschied zwischen GoB und GoBD

Während sich die GoB auf die traditionelle Buchführung bezieht, adaptieren die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die Regeln für die digitale Welt. Die notwendigen Anpassungen wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit dem Schreiben vom 14.11.2014 herausgegeben. Die GoBD gelten somit bereits seit dem 1.1.2015, allerdings traten mit Wirkung vom 1.1.2020 neue Regelungen.

Es lassen sich vier Säulen der GoBD unterscheiden:

  • Protokollierung
  • Datenintegrität
  • Dokumentation
  • Migrationsbeständigkeit

Grundsätzlich betreffen die GoBD die korrekte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in elektronischer Form, was angesichts immer mehr zum Einsatz kommender Software-Lösungen ausgesprochen sinnvoll ist. Damit lösten die GoBD eine ganze Reihe von überholten Vorschriften ab, wie zum Beispiel die GDPdU(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).

Die GoBD sind nicht als Gesetz zu verstehen, es handelt sich vielmehr um vom Finanzamt erstellten Richtlinien, die eine praktische Anleitung für Unternehmen darstellen. Damit soll sichergestellt werden, dass steuerliche Beweise auch in elektronischer Form akzeptiert werden.

Wichtig:

Die GoBD stellen keinen Ersatz für die im Handelsgesetzbuch festgeschriebenen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) dar, sondern ergänzen diese.

GoBD Software für die Buchhaltung

Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten – und die Richtung ist klar: das papierlose Büro. Ein elementarer Schritt ist der Einsatz einer Buchhaltungssoftware, die selbstverständlich die definierten Grundsätze berücksichtigen muss. Das gilt sowohl für die Verarbeitung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen als auch für die Buchung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle.

Folgende Kriterien muss eine gute GoBD-Software erfüllen:

  • sichere Aufbewahrung im Sinne der Datensicherheit und des Datenschutzes
  • Unveränderbarkeit von Belegen und Dokumenten
  • Vollständigkeit der Dokumente
  • Nachvollziehbarkeit durch lückenlose und übersichtliche Protokollierung aller Vorgänge in der GoBD-Software
  • permanente Auffindbarkeit der Belege und Buchungen
  • zeitgerechte Erfassung und Buchung
  • Datenzugriff für Finanzbehörde
  • internes Kontrollsystem mit Funktionstrennung und Berechtigungseinstellungen zur Beschreibung der Prozesse, Rollen und Kontrollen
  • systemseitige GoBD-konforme Verfahrensdokumentation durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die digitale Protokollierung aller Bearbeitungsschritte

Fazit GoB und GoBD als verbindliche Grundsätze für die Buchführung

Während die GoB die traditionelle Buchführung reglementieren, um eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu erreichen, zielen die GoBD auf die korrekte und vor allem nachvollziehbare Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen im elektronischen Zeitalter ab. Angesichts der verstärkten Nutzung von Software-Lösungen für die Buchhaltung ist diese Ergänzung notwendig geworden, um Rechtssicherheit für digitale Steuerbeweise zu erreichen. Bei Einsatz einer GoBD-Software können Unternehmen davon ausgehen, dass sämtliche Vorschriften eingehalten werden - und das vereinfacht nicht nur die interne Buchhaltung, sondern schafft genau die Transparenz, die die GoB grundsätzlich abzielen.

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