Zur Hauptnavigation springenZum Inhalt springen

abrechnen und absetzen Fahrtkosten

Die Fahrtkosten von Dienstreisen lassen sich leicht abrechnen, wenn die passenden Verfahren einmal bekannt und eingesetzt sind. Zum einen gibt es rechtliche Besonderheiten, zum anderen lässt sich der buchhalterische Aufwand über eine Software erfolgreich ablösen.

Grundlagen & Gesetzeslage Fahrtkosten richtig abrechnen

Die Fahrtkosten können in Deutschland steuerlich erstattet werden. Zu den Fahrkosten werden alle Fahrten gezählt, die einem Arbeitnehmer oder Unternehmer zur Arbeit oder die bei dienstlichen Fahrten entstehen. Generell können diese Fahrten mit einer Entfernungspauschale vergolten werden und steuerlich abgesetzt werden. Je nach Arbeitgeber werden die Fahrtkosten entweder direkt bei der eigenen Einkommenssteuer eingereicht oder vom Arbeitnehmer erstattet. Werden die Fahrtkosten vom Arbeitnehmer erstattet muss die Buchhaltung einige Dinge und Formalitäten beachten.

Was muss die Buchhaltung bei den Fahrtkosten beachten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Fahrtkosten abzurechnen und steuerlich geltend zu machen. Im besten Fall stellt die Buchhaltung bzw. das Unternehmen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung zur Verfügung. So wird gewährleistet, dass alle notwendigen Angaben vorhanden sind und der Arbeitsaufwand der Buchhaltung verringert sich, da eine übersichtliche Darstellung der Kosten zur Vereinfachung der Arbeitsprozesse beiträgt. Dringend notwendig für die korrekte Erfassung der Fahrtkosten sind folgende Angaben:

  • Grund/Anlass der Fahrt
  • Datum
  • Name des Fahrers
  • Genutztes Verkehrsmittel (privat PKW, Firmenwagen, öffentliche Verkehrsmittel, etc.)
  • Gegebenenfalls Nachweis durch Belege (öffentliche Verkehrsmittel)
  • Bankverbindung des Antragsstellers
  • Datum des Antrags auf Fahrkostenerstattung
  • Unterschrift

Fahrtkostenpauschale oder tatsächliche Kosten

Dienstfahrten, die ein Arbeitnehmer tätigt, werden zumeist vom Arbeitgeber übernommen. Die Personalabteilung bzw. die Buchhaltung eines Unternehmens haben dabei zwei Möglichkeiten, die Fahrtkosten zu erstatten. Generell kann für jeden gefahrenen Kilometer eine Fahrtkostenpauschale von 0,30 € angesetzt werden. Diese standardisierte Kilometerpauschale wird vom Finanzamt ohne Nachweis akzeptiert.

Diese Verfahrensweise hat sich auf Grund der Standardisierung zumeist durchgesetzt. Der Arbeitnehmer kann allerdings auch die tatsächlichen Kosten der Dienstfahrten ersetzt haben. Dies ist allerdings sehr aufwendig, da alle Kosten nachgewiesen und belegt werden müssen. Zunächst wird der Gesamtwert des Fahrzeugs ermittelt. Von den Gesamtkosten kann der Arbeitnehmer den Anteil der Dienstfahren oder eine individuelle Kilometerpauschale ansetzen. In beiden Fällen muss ein Fahrtenbuch geführt werden, um die Dienstfahrten zu dokumentieren.

Dienstliche Fahrtkosten, außerhalb des Arbeitsweges

Neben den regelmäßigen Fahrten zur Arbeitsstätte gibt es eine Vielzahl an Dienstfahrten, die ebenfalls für eine steuerliche Begünstigung des Finanzamtes in Frage kommen. Diese Fahrten sind steuerlich relevant:

  • Zu Kursen, Seminaren, Weiterbildung, etc.
  • Zu Geschäftsterminen
  • Zu Kunden
  • Zur Erledigung von Postangelegenheiten
  • Zur Besorgung von Arbeitsmittel
  • Zu Betriebsversammlungen

Um diese Fahrtkosten korrekt zu verbuchen wird das Reiseeintrittsdatum, Start und Ziel der Dienstreise und das Datum der Rückkehr benötigt. Ebenso muss die zurückgelegte Wegstrecke genau angegeben werden. Diese Fahrtkosten werden im Rahmen der Reisekostenabrechnung vergolten und werden entweder direkt ersetzt oder als Betriebsausgaben abgesetzt. Werden die Fahrkosten als Betriebskosten abgesetzt, müssen diese bei der Gewinn- und Verlustrechnung am Ende des Wirtschaftsjahres angegeben werden und mindern dann den Gewinn.

Übersichtliches Fahrtkosten- und Reisemanagement

Wie bereits erwähnt, vereinfacht die Standardisierung der Arbeitsprozesse den Arbeitsalltag ungemein und spart somit Zeit. Besonders bei der Fahrtkosten- und Reisekostenabrechnung unterstützen automatisierte Prozesse die Personalabteilung bzw. Buchhaltung ungemein. Mit Hilfe einer geeigneten Reisekosten- Software ist eine transparente Fahrtkostenabrechnung möglich.

Hierbei werden Dienstreisen effizient geplant, erfasst, geprüft und genehmigt. Die Abrechnung erfolgt inklusive eines Fahrtenbuches und Pauschalen gemäß dem Reisekostenrecht. Die Reisedaten werden mit Hilfe von Vorlagen schnell und unkompliziert erfasst. Mit eGECKO als Reisekosten-Software haben Sie zudem die Möglichkeit, die Auszahlungsvarianten flexibel zu wählen.

So ist zum Beispiel eine Lohnauszahlung oder ein Zahlungsverfahren der Finanzbuchhaltung möglich. Zudem bietet Ihnen eGECKO diverse Auswertungsmöglichkeiten der Fahrtkosten an. Gerne informieren wir Sie, wie das Reisemanagement Ihre Fahrtkostenabrechnung vereinfacht und so das Personalwesen unterstützt.

Weitere Vorteile live erleben

Die volle Leistungsfähigkeit von eGECKO können wir Ihnen am Besten in einer Online-Präsentation vorstellen – selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich.

Zu unseren Online-Präsentationen