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Die Zukunft der Verwaltung Enterprise Content Management

Über ECM (Enterprise Content Management) sollen Methoden und bedarfsorientierte Softwarelösungen abgeleitet werden, mit denen sich Personal- & Verwaltungskosten deutlich reduzieren lassen. Für einen effizienten Workflow, sind jedoch einige Vorbereitungen zu treffen.

Definition Enterprise Content Management System Unterschied zwischen ECM, DMS und CMS

Wer sich schon näher mit den Begriffen Enterprise Content Management (ECM) und Systemen für Dokumentenmanagement (DMS) auseinandergesetzt hat, wird sich vermutlich fragen, ob es sich nicht um Synonyme handelt. Aufgrund einer gewissen Web-Affinität könnte auch der Vergleich mit einem webbasierten Content-Management-System (CMS oder WCM) nahe liegen.

Bei Letzterem handelt es sich jedoch um eine Technologie, die rein auf die inhaltliche Verwaltung von Websites abzielt. Enterprise Content Management grenzt sich nicht nur in Feinheiten ab. Es handelt sich mehr noch um eine Methode, die mithilfe von technischer Unterstützung zu mehr Produktivität, verbesserter Zusammenarbeit und der Standardisierung von Geschäftsprozessen führen wird.

Abgrenzung zwischen Enterprise Content Management und DMS

Zum einen besteht ein Unterschied im Management von Content und dem von Dokumenten. Unter Content (engl. Für „Inhalt“) fasst sich ein breiter gefächertes Spektrum an Informationen zusammen. Diese können nach der gängigsten Definition allen möglichen analogen und digitalen Medien entspringen. Darunter fallen beispielsweise neben gedruckten Vertragsexemplaren auch E-Mails und Sammlungen extern zur Verfügung gestellter Dokumente. Ein Dokumentenmanagementsystem beschränkt sich eher auf die Verarbeitung und Verwaltung von allen geschäftsbezogenen Dokumenten und deren Digitalisierung.

Moderne Bedeutung von Enterprise Content Management

Während sich früher nur Großkonzerne um die wachsende Informationsflut sorgen mussten, riskiert nun auch der Mittelstand einen Verlust der Wettbewerbsfähigkeit, wenn keine entsprechenden Management-Systeme eingeführt werden. Der Trend in der Entwicklung dieser ECM Systeme geht außerdem über die reine Verwaltung hinaus. Mittlerweile integrieren sich standardmäßig auch bestimmte Mikro-Services.

Darunter fallen Programme zur Digitalisierung von Dokumenten wie OCR und ähnliche Scan-Prozesse, mit denen analoge Dateien in den ECM-Speicher aufgenommen werden sollen. Ein weiterer Fokus von modernem Enterprise Content Management liegt in der Kompatibilität zu den Anforderungen verschiedener Branchen. Fachbezogen ausgereifte ECM-Systeme sind gefragter als Standardsoftware.

Vorteile von ECM-Methoden

Unabhängig von der gewählten Software legt das Enterprise Content Management fest, über welche Wege und in welchem Kontext die Informationen im Unternehmen aufbereitet und verwaltet werden. Mit dieser Methode werden Abläufe standardisiert und mehr Überblick über archivierte und offene Dokumente geschaffen. Dabei liegt der Fokus auf einer deutlichen Steigerung der Produktivität, indem Verzeichnisse so organisiert werden, dass sich großangelegte Suchaktionen wegen eines verlegten Papiers vermeiden lassen. 

  • Ein gut umgesetztes ECM-Modell führt zu einer Aufwandsreduktion, die langfristig nur wenige Prozent der Lohnkosten eines Verwaltungsmitarbeiters ausmacht. 
  • Diese Kosten sind beim ECM also leicht zu skalieren, richten sich trotzdem auch nach der gewählten Softwarelösung. Grundsätzlich bleiben die Kosten aber immer niedriger als für einen Mitarbeiter, da sich das Risikoausmaß einer Kündigung und anschließender Einarbeitung neuer Mitarbeiter reduziert.

Alternativen von ECM-Software

  • Zum einen bringen Einzellösungen eine günstige Überbrückung hervor, die kurzfristig die Content-Wüste aufräumen helfen. 
  • Zum anderen ermöglichen Cloud-Systeme einen standort- und hardwareunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente. 
  • Dazu unterstützen Komplettpakete für alle Verwaltungsaufgaben im Unternehmen mit integrierten ECM-Modulen, sodass die Abläufe durch wenige Schnittstellen möglichst effizient und ohne Redundanz erfolgen. Diese eignen sich gut als langfristige Lösung und für einen digitalen Reformationsprozess.
  • Außerdem sorgt die Verwaltung über eine zentralisierte Softwarelösung von einem Hersteller für maximale Kompatibilität von Informationen und der digitalen Kommunikation. Updates werden dann immer so ausgerichtet, dass die kollaborativen Vorteile ohne Ausfall aufrechterhalten bleiben.

Der ECM-Prozess in 5 Schritten

Der Umfang des gesamten ECM-Prozesses lässt sich der Reihenfolge nach in verschiedene Bestandteile untergliedern. Jeder Schritt sorgt für eine einheitliche Grundlage, nicht nur für den darauffolgenden Schritt, sondern auch für die angeschlossenen operativen Systeme, mit denen der Content separat verarbeitet und zurück in das ECM gespeist wird.

Erfassen (Capture)

Zu Beginn müssen alle Inhalte und Dokumente nach Ihrer Form erfasst und sortiert werden. Analoge Dateien werden über einen Scan oder ähnlichen Prozess digitalisiert. Mit moderner Technik wie OCR (Optical Character Recognition) lassen sich gedruckte Textfelder so einlesen, dass sie nachbearbeitet werden können, als wären sie ursprünglich digital erstellt worden. Das ECM System legt die Möglichkeiten fest, mit denen Inhalte erfasst werden. Es ist also darauf zu achten, die Technologie auf die internen Anforderungen vorzubereiten.

Speichern (Store)

Ziel dieses Datenspeichers, anders als „Preserve“, ist die zentrale, aber temporäre Ablage und Verwaltung des Contents. Funktionen, wie die Sortierung nach Kategorien oder Formaten, sorgen für einen schnellen Zugriff auf die Inhalte. Bei einer Komplettlösung mit integriertem Enterprise Content Management lassen sich diese Inhalte dann auch direkt für die operativen Systeme einsetzen. 

Für den Bereich Business Intelligence beispielsweise bieten diese Speichereinheiten eine erste Grundlage. Aus den Inhalten lassen sich über ETL wertvolle Daten gewinnen, die dann in ein Data Warehouse gelangen oder direkt in Data Marts, prägnante Datenausschnitte, umgewandelt werden. Für diesen Zweck werden auch EIM-Systeme eingesetzt (Enterprise Information Management). Bei EIM handelt es sich um eine Erweiterung von ECM, welche prozessfokussierter funktioniert und einer besseren Kollaboration zwischen Abteilungen und operativen Systemen zugrunde liegt.

Verwalten (Manage)

Der zentrale und iterative Prozess des Enterprise Content Managements sieht sich in der Verwaltung der gespeicherten Komponenten. Ziel ist es, die Informationsbestände zusammenzuführen, währenddessen zu bereinigen und für die weitere Verarbeitung möglichst aussagekräftig und kompakt bereitzustellen. So werden Kapazitäten entlastet und Unternehmen können Ihre Ressourcen besser einteilen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit auszubauen.

Unter diesen Schritt fallen beispielsweise auch die gängigen Aufgaben der Dokumentenverwaltung mit DMS, die beispielsweise eine effiziente Koordination der Buchhaltung begünstigt. Wenn Mitarbeiter sich einmal an die ECM-Systeme gewöhnt haben, sorgen diese für eine produktive Kollaboration zwischen den Abteilungen.

Bewahren (Preserve)

Eine weitere Speichereinheit sichert Inhalte nun nicht nur temporär, sondern soll sie nach Maßgabe der Datenschutzrichtlinien und für Aufbewahrungspflichten (z. B. Nach GoBD) revisionssicher hinterlegen. Da die Anforderungen an ECM-Systeme, wie auch auch die Richtlinien der Datensicherheit und -verarbeitung, immer komplexer werden, ist dieser Schritt äußerst wichtig. Vor einer Integration einer Softwarelösung sollte geklärt sein, ob Schnittstellen zu bestehenden Datenspeichern gesichert werden müssen oder ob eine Überholung für einen nachhaltigen Rechtsschutz sorgt.

Bereitstellung (Deliver)

Neben der Ausgabe an operative Systeme ist dieser Schritt auch für eine Zuordnung an relevante Empfänger verantwortlich. Das können beispielsweise die Management-Ebene sein, die historische Reportings abfragt, oder auch Kunden und die Buchhaltung. Die aufbereiteten Informationen sollen schließlich ihren Weg zurück in den Geschäftsalltag finden. Eine Verwaltung der Zugriffe ist daher ratsam, damit nicht jeder Bearbeiter von der gesamten Informationsflut erschlagen wird und sich in seiner Übersicht zurechtfindet.

Zukunft einer ECM-Software im Unternehmen

Jede moderne ECM-Software wird mittlerweile so konzipiert, dass sie flexibel angepasst werden kann und Compliance-Richtlinien bei wandelnder Gesetzeslage weiterhin eingehalten werden – ohne das Personal dafür umschulen zu müssen. Auch die Zukunft im Unternehmen profitiert von der Einführung einer solchen Lösung. Durch die systematische Organisation über ECM werden die Arbeitsbedingungen und der ökologische Fußabdruck eines jeden Mitarbeiters verbessert. Unnötige Zettelwirtschaften lassen sich vermeiden und Dokumente müssen nicht mehrfach ausgedruckt werden, damit jeder Involvierte über den Stand seines Projekts informiert ist.

Eine zukunftsfähige ECM-Software finden

Eine wichtige Erkenntnis über die Zukunftsfähigkeit eines ECM-Systems ist das Verständnis für dessen Anschluss im Unternehmen. Wer auf die vorgestellten Einzellösungen setzt, stützt sich auf ein separates Produkt. Als solches wird sich Enterprise Content Management nie wirklich etablieren können, denn ECM ist mehr als nur eine Einzelsoftware.

Es handelt sich um einen Teil einer Verbundslösung, die für mehr Effizienz auch die angelagerten Systeme mit einbezieht. Über die richtige Softwarelösung wird ECM ein fester Bestandteil bei der Entscheidungsfindung, da schnell klare Übersichten zu Geschäftsprozessen erstellt werden können. So unterstützt das Enterprise Content Management z. B. auch direkt das digitale Rechnungswesen oder das Controlling.

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