Als Employee Self Service Portal (ESS) wird eine webbasierte Anwendung bezeichnet, die es der Belegschaft eines Unternehmens ermöglicht, verschiedenste Aufgaben, für die sonst das Personalwesen oder direkt das Management zuständig wären, selbst zu erledigen.
Voraussetzung ist, dass nicht nur Personalsachbearbeiter Zugriff auf ein solches Portal haben, sondern jeder Mitarbeitende vorher klar definierte Zugriffsrechte erhält. Diese können somit nicht nur ihre Gehalts- oder Lohnabrechnung, sondern auch auf Informationen zu relevanten Sozialleistungen oder Terminpläne einsehen, sondern ihre persönlichen Daten auch aktualisieren und viele Funktionen mehr nutzen.
Erfassung der Personaldaten, Abwesenheitsmeldungen wegen Urlaub oder Krankheit sowie Reisekostenabrechnungen, aber auch Kontoänderungen - eine Personalverwaltungssoftware enthält eine ganze Anzahl sinnvoller Funktionen, die bislang ausschließlich von den HR-Mitarbeitenden genutzt wurden. Mitarbeiter Self Service bedeutet nun, dass die Belegschaft eines Unternehmens ihre Personalangelegenheiten eigenverantwortlich regeln:
Sie erhalten über ein Portal (ESS) die notwendigen Zugriffsrechte, um ihre persönlichen Daten in das HR-System einzupflegen. Das eröffnet einerseits ein interessantes Einsparpotenzial, denn sowohl die Buchhaltung als auch die Personalabteilung werden entlastet. Andererseits stärkt ein Mitarbeiter Self Service die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, die 24/7 auf das Portal (ESS) zugreifen können.
Sobald sich zum Beispiel eine Arbeitsunfähigkeit abzeichnet, können die Betroffenen die vom Arbeitgeber benötigten Informationen direkt ins System eingeben. Die zuständigen Führungskräfte erfahren also ebenso umgehend wie die Buchhaltung, dass zum einen bei Bedarf ein Ersatz organisiert werden und zum anderen die Lohn- und Gehaltsabrechnung entsprechend angepasst werden muss. Hier liegt eine der größten Stärken des Mitarbeiter Self Service: Das System lässt sich jederzeit und von überall bedienen - die Bürozeiten der Personalabteilung spielen also keine Rolle. Mitarbeitende und Administratoren können sich 24/7 einloggen, um Daten und Informationen einzusehen, aber eben auch einzugeben.
Neben der Kosteneinsparung lässt sich also mit dem Mitarbeiter Self Service eine Prozessbeschleunigung realisieren, die zu einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten führt und viele Vorteile mit sich bringt:
Angesichts der Tatsache, dass sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Unternehmen einige notwendige Voraussetzungen für einen funktionierenden Employee Self Service beachten: Grundlage ist in jedem Fall eine professionelle ESS Software. Diese sollte nicht nur einfach zu handhaben sein, sodass sich alle relevanten Funktionen selbst erklären und Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden, sondern auch die berechtigt hohen Ansprüche in Bezug auf Datensicherheit und -schutz erfüllen.
Ebenso wichtig ist das ausgeklügelte Rechtesystem, das den Mitarbeitenden einen Zugriff auf bestimmte Bereiche des HR-Systems erlaubt - und andere zuverlässig verweigert. Nur so lässt sich gewährleisten, dass der Employee Self Service seine Wirkung tatsächlich entfalten und nicht missbraucht werden kann.
Eine intelligente Personalwesen-Software präsentiert sich im Bestfall als Komplettlösung, die sämtliche Prozesse einer Personalabteilung abbildet - angefangen bei der Lohnabrechnung und Personaleinsatzplanung bis hin zu Zeitwirtschaft, Bewerberverwaltung und Reisekostenabrechnung.
Zur Einbindung der Mitarbeitenden steht eine sinnvolle ESS-Funktionalität zur Verfügung: Über z. B. eine mobile App kann die Belegschaft relevante Daten, aber eben auch Belege erfassen und direkt an die zuständige Abrechnungsstelle übermitteln. Dort werden die Unterlagen geprüft und letztendlich weiterverarbeitet. Selbst die Zeiterfassung lässt sich so bewerkstelligen, alternativ können die Mitarbeitenden Terminals nutzen, um eigenständig und unkompliziert die entsprechenden Informationen einzugeben.
Für die Sachbearbeiter*innen erstellt eine solche Software einen administrativen Überblick: Sie können jederzeit die relevanten Zeiten der Mitarbeitenden im betreffenden Unternehmensbereich einsehen, aber auch Daten erfassen und ergänzen. Weitere sinnvolle Funktionen unterstützen die anstehenden Verarbeitungsprozesse. Darüber hinaus erleichtert eine Übersicht zu allen Buchungen der Mitarbeitenden den permanenten Überblick und die effektive Kontrolle der Zeitbuchungen, Abwesenheitszeiten und Zeitkonten.
Damit wird das Potenzial des Employee Self Service ausgeschöpft: Einerseits werden die Mitarbeitenden dazu animiert, sich selbst einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, andererseits behalten die zuständigen Stellen den wichtigen Überblick zur aktuellen Personalsituation in den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens. Sie können also bei Bedarf schnell reagieren und sich abzeichnenden Entwicklungen gezielt gegensteuern.
Employee Self Service sollte als Prozess begriffen werden: Je besser und verantwortungsvoller Mitarbeitende diese Möglichkeit annehmen, desto weiter können die Zugriffsrechte für das HR-System ausgedehnt werden. So sieht eGECKO ESS als teil seiner vollintegrierten Komplettlösung vor, um sämtliche relevanten HR-Prozesse abzubilden.
Die volle Leistungsfähigkeit von eGECKO können wir Ihnen am Besten in einer Online-Präsentation vorstellen – selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich.