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Der digitale Rechnungseingang Ein Schritt zum papierlosen Büro

Ein digitaler Rechnungseingang spart Zeit, Kosten und vorallem Platz. Sofern alle rechtlichen Vorschriften umfassend eingehalten werden, eröffnet er zahlreiche Vorteile für die Buchhaltung.

Schluss mit analogen Aktenbergen Digitaler Rechnungseingang

Das komplett papier­lose Büro mag noch eine Vision sein, die an komplexen Vor­schriften oft genug scheitert – einer digi­taler Rech­nungs­eingang ist jedoch rechts­sicher machbar. Unter­nehmen eröff­nen sich zahl­reiche Vor­teile, wenn sie Ein­gangs­rech­nungen digi­tali­sieren. Allerdings wollen der­artige Ver­ände­rungen umsichtig und vor allem vor­schrifts­mäßig orga­ni­siert und um­gesetzt werden.

Digitaler Rechnungseingang - wie läuft das ab?

Eingehende Rech­nungen müssen er­fasst und bear­beitet werden – manuell kostet das nicht nur Zeit, sondern eröff­net auch das Risiko, dass sich Fehler ein­schlei­chen. Deut­lich effi­zienter und letzt­endlich auch kosten­günstiger ist ein digi­taler Rech­nungs­eingang: Die Ein­gangs­rech­nungen werden nicht nur digital regis­triert, sondern mit Hilfe einer Beleg­erken­nung ent­sprechend zuge­ordnet. Diese elek­tro­nische Rech­nungs­verwal­tung ist als wichtiger Schritt hin zum papier­losen Büro schon lange auf dem Vor­marsch.

Sie er­leich­tert nämlich einer­seits die Beleg­buchung er­heb­lich. Gleich­zeitig können alle rele­vanten Mit­arbeiter flexibel Zugriff auf die Doku­mente, sodass sich die Daten leicht teilen und intern kom­muni­zieren lassen. Sollte es Rück­fragen geben, lassen sich diese schnell und un­kompli­ziert be­antworten. Im Gegen­satz dazu müssen Papier­rechnungen nämlich zunächst ge­sam­melt, ab­gestem­pelt und an für die Frei­gabe zustän­dige Person über­geben werden. Das heißt, die Buch­haltung muss auf den Rück­lauf warten bevor sie die not­wen­digen Infor­mationen zu­ordnen, die Buchung er­ledigen und den Beleg manuell ab­legen kann. Ins­beson­dere bei kurz­fris­tigen Zahlungs­zielen kann dieses lange Hin und Her pro­ble­matisch werden – ein Skonto für zügi­ges Be­zahlen wird un­realis­tisch.

Und noch eine Be­sonder­heit: Wenn Unter­nehmen ihre Ein­gangs­rech­nungen digi­tali­sieren, lassen sich die Dateien inklu­sive der dazu­gehö­rigen Vor­gangs­daten revi­sions­sicher archi­vieren. Damit wird eine Re­cherche ebenso leichter wie das Ein­halten der gesetz­lich vor­geschrie­benen Auf­bewah­rungs­fristen.

Was bringt ein digitaler Rechnungseingang unter dem Strich?

Um die Effekte, die ein digi­taler Rech­nungs­eingang mit sich bringt, effektiv aus­nutzen zu können, ist nur ein ganz sim­pler Ablauf ein­zuhalten:

  • Zunächst ist der Rech­nungs­eingang zu digi­tali­sieren – und zwar mit der für das Unte­rnehmen ge­eig­neten Methode.
  • Anschließend sind die Da­teien den jewei­ligen Vor­gängen zuzu­ordnen und abzu­legen.

Ein digi­taler Rech­nungs­eingang erfordert also nicht viel Auf­wand, sondern eher eine Um­stel­lung im Prozess. Die Aus­wir­kungen sind jedoch in­teres­sant, denn Unter­nehmen kön­nen fol­gende Vor­teile gene­rieren:

Platzeinsparung

In der analogen Welt müssen die Rechnungsbelege fein säuberlich abgeheftet werden - und das in den unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung. Ist das Geschäftsjahr vorüber, werden sie in den Ordnern archiviert. Es liegt auf der Hand, dass dafür vor allem in großen Unternehmen einiges an Platz benötigt wird, der wiederum Geld kostet. Erst nach einer Frist von zehn Jahren ab Ende des jeweiligen Geschäftsjahres dürfen Rechnungen vernichtet werden.

Zeiteinsparung

Sobald Unter­nehmen ihre Ein­gangs­rech­nungen digi­tali­sieren, können die zustän­digen Mitar­beiter direkt auf die so gene­rierten Dateien zu­greifen – und das unab­hängig davon, an welchem Ort sie sta­tio­niert sind. Das spart schon in der Be­ar­bei­tung Zeit, noch mehr bei der Recherche, sollten sich im Nach­hi­nein Fragen er­geben. Selbst die Ver­wal­tung alter Akten bis zu deren Ver­nichtung lässt sich bequem digi­tal erle­digen, das müh­same Wälzen und Bewegen von Akten­ordnern gehört also der Ver­gangen­heit an.

Vorteile zusammen­gefasst

  • Ein digi­taler Rech­nungs­eingang lässt sich sofort ins System einordnen und weiter­verar­beiten.
  • Digitale Belege lassen sich schnell an Frei­gabe­stellen oder die Buch­haltung ver­senden – inklu­sive der digi­talen Frei­gabe, die sich mit dem Doku­ment ver­knüpfen lässt.
  • Die Ab­läufe werden ver­ständ­lich und trans­parent, denn zustän­dige Mitar­beiter können not­wendige Infor­ma­tionen mit der Rechnung ver­binden und sofort buchen.
  • Es wird nicht nur Pa­pier ein­ge­spart, da ein digi­taler Rech­nungs­eingang nicht mehr aus­zu­drucken ist, sondern vor allem Geld.
  • An­ge­sichts zu­nehmend flexibler und glo­baler Arbeits­modelle gewähr­leistet ein digi­taler Rech­nungs­eingang die Be­arbei­tung auch un­ab­hängig vom Ort des je­wei­ligen Mit­arbei­ters.

Kriterien für ein digitales Rechnungsmanagement

Ange­sichts der Sen­sibi­lität und Rele­vanz der im digi­talen Rech­nungs­mana­gement ver­wendeten Daten ist der Schutz vor Daten­verlust von exis­ten­ziel­ler Bedeu­tung. Mit regel­mäßigen Back­ups ist hier ebenso wir­kungs­voll ent­gegen­zu­wirken mit einem intel­ligen­ten Daten- und Zugriffs­schutz, der Unbe­fugten die Ein­sicht, die Bear­bei­tung und damit den Daten­miss­brauch ver­weigert. Darüber hinaus sollte ein digi­tales Rech­nungs­mana­gement die Ände­rungs­his­torie un­ver­änder­bar fest­hal­ten, sodass sich jeder Schritt exakt nach­voll­ziehen lässt.

Auch ein digi­taler Rech­nungs­eingang muss die An­for­de­rungen des Finanz­amts erfüllen – und das sagt ganz klar: Wenn Unter­nehmen den Rech­nungs­eingang digi­tali­sieren, müssen die Ergeb­nisse revi­sions­sicher sein. Damit scheiden die gängigen PDF-Dateien aus, denn so­wohl die ein­zelnen Dateien als auch die Reihen­folge lässt sich nach­träglich ver­ändern. Damit ein digi­taler Rech­nungs­eingang revi­sions­sicher archi­viert werden kann, müssen in der Regel spe­zielle Pro­gram­me zum Einsatz kommen oder spe­ziali­sierte Dienst­leister ein­ge­bun­den werden. So stellen Unter­nehmen sicher, dass die vom Finanz­amt gefor­derte Zugäng­lich­keit während der vor­geschrie­benen Auf­bewah­rungs­frist gewähr­leistet ist.

Eine kor­rekte elek­tro­nische Archi­vierung von Belegen umfasst wichtige Infor­ma­tionen:

  • die Echt­heit der Her­kunft des Belegs
  • die Unver­sehrt­heit des jewei­ligen Inhaltes
  • die Erkenn­barkeit des Auf­bewah­rungs­zeit­raums
  • die mögliche Nach­ver­fol­gung even­tuell vor­ge­nom­mener Änderungen

Wird ein digi­taler Rech­nungs­eingang ent­sprechend der GoBD ge­spei­chert, dürfen die zu­grunde­liegenden Papier­belege sofort ent­sorgt werden - mit eini­gen Aus­nahmen.

Wichtig: Aufzubewahrende Belege

Dazu zählen bei­spiels­weise nota­riel­le Ur­kunden oder Be­glau­bi­gungen, wenn diese durch einen Präge­stempel und Hef­tung oder ein Siegel gesichert sind sowie Bürg­schafts­erklä­rungen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Staat:

  • Österreich - mindestens sieben Jahre
  • Deutschland - mindestens sechs oder zehn Jahre

Wichtig: DSGVO-Richtlinien beachten

Enthalten die archivierten Belege personenbezogene Daten, müssen die entsprechenden Regeln der DSGVO eingehalten werden.
 

Birgt ein digitaler Rechnungseingang Nachteile oder Risiken?

Jede Medaille hat zwei Seiten – und das ist auch bei diesem Thema so. Auch wenn die Vor­teile über­wiegen, sollen einige rele­vante Punkte an­ge­sprochen werden:

Abhängigkeit von der Technik

Wie alle anderen digi­talen Prozesse auch macht ein digi­taler Rech­nungs­eingang ab­hängig von der Tech­nik – und nicht zuletzt von der Strom­ver­sor­gung. Aus diesem Grund fahren viele Unter­nehmen zwei­gleisig, indem sie ihren Rech­nungs­eingang digi­tali­sieren und die Belege zu­sätz­lich in Papier­form auf­be­wahren. Allerdings sollten Auf­wand und Nutzen ex­pli­zit ana­lysiert werden.

Ver­ände­rungen und damit ver­bun­dene Probleme

Die Um­stel­lung von analog zu digi­tal läuft nicht in jedem Fall rei­bungs­los: Hier wird even­tuell neue Technik be­nötigt, die Ab­läufe ver­ändern sich eben­falls, was neue Kon­zepte und even­tuell auch eine neue Pla­nung erfordert. Vor allem aber müssen die Mit­ar­beiter diese Ver­änderung tragen, also dafür ent­sprechend geschult und begeis­tert werden. Darüber hinaus ist aus­reichend Speicher­platz zu be­sorgen, dieser ist zu schützen – die ge­samte Infra­struktur wächst also mit. Aller­dings kommt dies im Zuge der digi­talen Trans­formation ohne­hin auf Unter­nehmen zu, ein digi­taler Rech­nungs­eingang könnte also ein guter erster Schritt sein.

Welche Möglichkeiten gibt es, Eingangsrechnungen zu digitalisieren?

Die Mög­lich­keiten zur Digi­tali­sierung von Ein­gangs­rech­nungen sind viel­fältig. Wenn alle Vor­schrif­ten be­achtet werden, bieten sich fol­gende Op­tionen an:

  • Archivscanner – Soft- und Hardware
  • Beleg­erfassungs­programm – Software
  • Archivierungs-App – Smartphone mit Kamera
  • Scanner – wie zum Beispiel mobile Geräte

Welche der Va­rian­ten auch zum Ein­satz kommt: Wichtig ist, dass einer­seits ein revi­sions­sicheres Datei-For­mat genutzt wird und anderer­seits die erzeugten Daten intel­ligent ver­waltet werden. Nur so lassen sich die Vor­teile, die ein digi­taler Rech­nungs­eingang er­öffnet, tatsäch­lich richtig aus­schöpfen.

Der digitale Rechnungseingang Fazit zum Abschluss

Statt viele ver­stau­bende Akten­ordner mit Papier­belegen zu füllen, sorgt ein digi­taler Rech­nungs­eingang einer­seits für Zeit-, Kosten- und Platz­er­spar­nisse, anderer­seits für einen flexi­blen Zugang un­ab­hängig vom Stand­ort des rele­vanten Mit­ar­beiters. Vor allem werden Ab­läufe trans­parent und effi­ient, was ange­sichts des zu­neh­menden Wett­bewerbs­drucks und des Trends zum mo­bi­len Ar­beiten ein ent­schei­den­der Vor­teil sein kann.

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