Das komplett papierlose Büro mag noch eine Vision sein, die an komplexen Vorschriften oft genug scheitert – einer digitaler Rechnungseingang ist jedoch rechtssicher machbar. Unternehmen eröffnen sich zahlreiche Vorteile, wenn sie Eingangsrechnungen digitalisieren. Allerdings wollen derartige Veränderungen umsichtig und vor allem vorschriftsmäßig organisiert und umgesetzt werden.
Eingehende Rechnungen müssen erfasst und bearbeitet werden – manuell kostet das nicht nur Zeit, sondern eröffnet auch das Risiko, dass sich Fehler einschleichen. Deutlich effizienter und letztendlich auch kostengünstiger ist ein digitaler Rechnungseingang: Die Eingangsrechnungen werden nicht nur digital registriert, sondern mit Hilfe einer Belegerkennung entsprechend zugeordnet. Diese elektronische Rechnungsverwaltung ist als wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro schon lange auf dem Vormarsch.
Sie erleichtert nämlich einerseits die Belegbuchung erheblich. Gleichzeitig können alle relevanten Mitarbeiter flexibel Zugriff auf die Dokumente, sodass sich die Daten leicht teilen und intern kommunizieren lassen. Sollte es Rückfragen geben, lassen sich diese schnell und unkompliziert beantworten. Im Gegensatz dazu müssen Papierrechnungen nämlich zunächst gesammelt, abgestempelt und an für die Freigabe zuständige Person übergeben werden. Das heißt, die Buchhaltung muss auf den Rücklauf warten bevor sie die notwendigen Informationen zuordnen, die Buchung erledigen und den Beleg manuell ablegen kann. Insbesondere bei kurzfristigen Zahlungszielen kann dieses lange Hin und Her problematisch werden – ein Skonto für zügiges Bezahlen wird unrealistisch.
Und noch eine Besonderheit: Wenn Unternehmen ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, lassen sich die Dateien inklusive der dazugehörigen Vorgangsdaten revisionssicher archivieren. Damit wird eine Recherche ebenso leichter wie das Einhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
Um die Effekte, die ein digitaler Rechnungseingang mit sich bringt, effektiv ausnutzen zu können, ist nur ein ganz simpler Ablauf einzuhalten:
Ein digitaler Rechnungseingang erfordert also nicht viel Aufwand, sondern eher eine Umstellung im Prozess. Die Auswirkungen sind jedoch interessant, denn Unternehmen können folgende Vorteile generieren:
In der analogen Welt müssen die Rechnungsbelege fein säuberlich abgeheftet werden - und das in den unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung. Ist das Geschäftsjahr vorüber, werden sie in den Ordnern archiviert. Es liegt auf der Hand, dass dafür vor allem in großen Unternehmen einiges an Platz benötigt wird, der wiederum Geld kostet. Erst nach einer Frist von zehn Jahren ab Ende des jeweiligen Geschäftsjahres dürfen Rechnungen vernichtet werden.
Sobald Unternehmen ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, können die zuständigen Mitarbeiter direkt auf die so generierten Dateien zugreifen – und das unabhängig davon, an welchem Ort sie stationiert sind. Das spart schon in der Bearbeitung Zeit, noch mehr bei der Recherche, sollten sich im Nachhinein Fragen ergeben. Selbst die Verwaltung alter Akten bis zu deren Vernichtung lässt sich bequem digital erledigen, das mühsame Wälzen und Bewegen von Aktenordnern gehört also der Vergangenheit an.
Angesichts der Sensibilität und Relevanz der im digitalen Rechnungsmanagement verwendeten Daten ist der Schutz vor Datenverlust von existenzieller Bedeutung. Mit regelmäßigen Backups ist hier ebenso wirkungsvoll entgegenzuwirken mit einem intelligenten Daten- und Zugriffsschutz, der Unbefugten die Einsicht, die Bearbeitung und damit den Datenmissbrauch verweigert. Darüber hinaus sollte ein digitales Rechnungsmanagement die Änderungshistorie unveränderbar festhalten, sodass sich jeder Schritt exakt nachvollziehen lässt.
Auch ein digitaler Rechnungseingang muss die Anforderungen des Finanzamts erfüllen – und das sagt ganz klar: Wenn Unternehmen den Rechnungseingang digitalisieren, müssen die Ergebnisse revisionssicher sein. Damit scheiden die gängigen PDF-Dateien aus, denn sowohl die einzelnen Dateien als auch die Reihenfolge lässt sich nachträglich verändern. Damit ein digitaler Rechnungseingang revisionssicher archiviert werden kann, müssen in der Regel spezielle Programme zum Einsatz kommen oder spezialisierte Dienstleister eingebunden werden. So stellen Unternehmen sicher, dass die vom Finanzamt geforderte Zugänglichkeit während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.
Eine korrekte elektronische Archivierung von Belegen umfasst wichtige Informationen:
Wird ein digitaler Rechnungseingang entsprechend der GoBD gespeichert, dürfen die zugrundeliegenden Papierbelege sofort entsorgt werden - mit einigen Ausnahmen.
Wichtig: Aufzubewahrende Belege
Dazu zählen beispielsweise notarielle Urkunden oder Beglaubigungen, wenn diese durch einen Prägestempel und Heftung oder ein Siegel gesichert sind sowie Bürgschaftserklärungen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Staat:
Wichtig: DSGVO-Richtlinien beachten
Enthalten die archivierten Belege personenbezogene Daten, müssen die entsprechenden Regeln der DSGVO eingehalten werden.
Jede Medaille hat zwei Seiten – und das ist auch bei diesem Thema so. Auch wenn die Vorteile überwiegen, sollen einige relevante Punkte angesprochen werden:
Abhängigkeit von der Technik
Wie alle anderen digitalen Prozesse auch macht ein digitaler Rechnungseingang abhängig von der Technik – und nicht zuletzt von der Stromversorgung. Aus diesem Grund fahren viele Unternehmen zweigleisig, indem sie ihren Rechnungseingang digitalisieren und die Belege zusätzlich in Papierform aufbewahren. Allerdings sollten Aufwand und Nutzen explizit analysiert werden.
Veränderungen und damit verbundene Probleme
Die Umstellung von analog zu digital läuft nicht in jedem Fall reibungslos: Hier wird eventuell neue Technik benötigt, die Abläufe verändern sich ebenfalls, was neue Konzepte und eventuell auch eine neue Planung erfordert. Vor allem aber müssen die Mitarbeiter diese Veränderung tragen, also dafür entsprechend geschult und begeistert werden. Darüber hinaus ist ausreichend Speicherplatz zu besorgen, dieser ist zu schützen – die gesamte Infrastruktur wächst also mit. Allerdings kommt dies im Zuge der digitalen Transformation ohnehin auf Unternehmen zu, ein digitaler Rechnungseingang könnte also ein guter erster Schritt sein.
Die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen sind vielfältig. Wenn alle Vorschriften beachtet werden, bieten sich folgende Optionen an:
Welche der Varianten auch zum Einsatz kommt: Wichtig ist, dass einerseits ein revisionssicheres Datei-Format genutzt wird und andererseits die erzeugten Daten intelligent verwaltet werden. Nur so lassen sich die Vorteile, die ein digitaler Rechnungseingang eröffnet, tatsächlich richtig ausschöpfen.
Statt viele verstaubende Aktenordner mit Papierbelegen zu füllen, sorgt ein digitaler Rechnungseingang einerseits für Zeit-, Kosten- und Platzersparnisse, andererseits für einen flexiblen Zugang unabhängig vom Standort des relevanten Mitarbeiters. Vor allem werden Abläufe transparent und effiient, was angesichts des zunehmenden Wettbewerbsdrucks und des Trends zum mobilen Arbeiten ein entscheidender Vorteil sein kann.
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