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Digitale Personalakte Wichtiger Schritt zum papierlosen Büro

Als spezielle Software eröffnet die elektronische Personalakte die Möglichkeit, Personalunterlagen einfach zu verwalten und zu archivieren. Damit können Unternehmen mehr Transparenz schaffen und Kosten sparen. Voraussetzung ist jedoch die Einhaltung des rechtlichen Rahmens.

Papierlos, effizient, kostensparend Die digitale Personalakte

In Personalakten werden alle relevanten Unterlagen, die ein Unternehmen zum jeweiligen Mitarbeiter sammelt. Dabei handelt es sich um Informationen zur relevanten Person, aber auch zum Arbeitsverhältnis, wie zum Beispiel

  • die Personaldaten,
  • der Arbeitsvertrag sowie eventuelle Vertragsänderungen,
  • die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Dokumente,
  • die Gehaltsentwicklung,
  • die Arbeitszeugnisse, Abmahnungen oder die Kündigung.

Es liegt auf der Hand, dass sich im Laufe der Jahre eine Menge Papier anhäuft, die das gezielte Finden bestimmter Daten erleichtert - und das trotz einer festgelegten Struktur. Mit Hilfe einer speziellen Software lassen sich diese Personalakten digitalisieren, in ein Dokumentenmanagementsystem einpflegen und auf diese Weise zentral verwalten.

Elektronische Personalakte mit enormem Potenzial

Die elektronische Personalakte bietet jedoch deutlich mehr, wenn sie Teil eines HR-Systems ist: Einerseits wird die Personalabteilung deutlich entlastet, da sich die administrativen Prozesse optimieren lassen. Folgende Vorteile ergeben sich daraus:

Vereinfachte Suche von Unterlagen

Es sind keine Aktenschränke mehr zu durchwühlen, wenn ein bestimmtes Dokument gesucht wird: Die digitale Personalakte erlaubt das direkte Aufrufen der gewünschten Daten durch die Eingabe des Namens des relevanten Mitarbeiters - schon werden alle verfügbaren Daten angezeigt. Der Zugriff lässt sich durch eine durchdachte Rechtevergabe steuern.

Termine immer im Blick

Ablauf eines Arbeitsvertrages oder einer Bewerbungsfrist, Termine von Prüfungen oder Jubiläen verdienter Mitarbeiter - wenn Sie Personalakten digitalisieren, werden die wichtigen Termine erfasst, um rechtzeitig eine Erinnerung zu starten. Damit werden die Mitarbeiter der Personalabteilung effektiv unterstützt.

Höhere Effizienz in der Personalarbeit

Verträge, Konditionen, Stellenausschreibungen und Genehmigungen - in einer Personalabteilung werden die unterschiedlichsten Aufgaben bearbeitet. Dazu werden spezifische Dokumente erstellt und Vereinbarungen festgehalten. Mit der digitalen Personalakte sind diese nicht nur auffindbar, sondern lassen sich auch als Vorlage für ähnlich gelagerte Fälle verwenden.

Höhere Qualität der Daten

Wenn Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren, erhalten sie eine konsistente und vor allem hochwertige Datenbasis, die durchgängige Prozesse erlaubt. Aus den oftmals über verschiedenen Programmen manuell erfassten und verstreut abgelegten Personaldaten wird ein einheitlicher und vor allem aktueller Datenbestand - und das ohne Datenübertragungsrisiko.

Optimierte Prozesse im gesamten HR

Ist die elektronische Personalakte Bestandteil einer kompletten Software-Lösung, profitieren Unternehmen gleich mehrfach von der belastbaren Datenbasis, die eine Vernetzung der Informationen zulässt, wie beispielsweise im Bewerbermanagement, in der Personalentwicklung, bei der Zeiterfassung und in der Entgeltabrechnung.

Qualifiziertes Reporting und individuelle Analyse

Die elektronische Personalakte erlaubt nicht nur die Datenbereitstellung, sondern vor allem die Vernetzung - Analysen geben Aufschluss bei komplexen Problemstellungen. Damit können Personalabteilungen vorausschauend und umsichtig planen. Vor allem aber können die Mitarbeiter bedarfsgerecht eingesetzt und jederzeit fundierte Auskünfte an das Management gegeben werden

Mitarbeitermotivation durch Einbindung

Ein weiterer Vorteil, wenn Unternehmen die Personalakten digitalisieren: Auf der Grundlage einer intelligenten Rechtevergabe können Mitarbeiter nicht nur jederzeit und von überall Einblick in ihre Personalakte nehmen, sondern selbständig Eintragungen erledigen, wie zum Beispiel die Erfassung der Arbeits- und Ausfallzeiten - der Effekt ist ausgesprochen positiv

Wichtige Anforderungen an die digitale Personalakte

Naturgemäß müssen für die ausgesprochen sensiblen Informationen, die in einer Personalakte gespeichert werden, allerhöchste Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden. Die Datenschutz-Grundverordnung(DSGVO) hat die Bedeutung der personenbezogenen Daten noch einmal deutlich unterstrichen - und auch in dieser Frage eröffnet die digitale Personalakte einige Vorteile: Werden die Personalakten digitalisiert, lassen sich die so erzeugten Daten umfassend und im Vergleich zu den in Aktenschränken aufbewahrten Papierakten auch leichter schützen. Hier kommt das Rechtesystem ins Spiel, mit dem sich für verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Personaldaten definieren lassen. Das Ziel: Die Dateneinsicht sollte so gering wie möglich, aber eben auch so weit wie nötig gewährt werden. Der § 32 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) formuliert wiederum einen Datenschutz-Grundsatz der Erforderlichkeit - und der sollte auch beim Anlegen einer digitalen Personalakte angewendet werden: Demnach sollten nur die Daten eines Mitarbeiters gespeichert werden, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen. Das ist zunächst der Personalstammsatz, der die persönlichen Daten enthält. Diese lassen sich sinnvoll nach dem Erhebungszeitpunkt sortieren:

  • Bewerbungsphase - Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalfragebogen, Eignungstest und ärztliche Beurteilungen
  • Arbeitsverhältnis - Arbeitsvertrag inklusive Anlagen und Änderungen, Bewertungen, Protokolle der Personalentwicklungsgespräche, Abmahnungen, Zertifikate, interner und externer Schriftverkehr, Krankheits- und Urlaubstage

Daraus leitet sich ab: Informationen, die in die Privatsphäre des Mitarbeiters fallen, gehören nicht in eine digitale Personalakte. Ebenso wenig sollten Krankheitsinformationen oder Gründe für eine Krankheit aufgenommen werden, lediglich die Zeiten einer Arbeitsunfähigkeit dürfen aufgenommen werden. Wann die Unterlagen entstehen, ist unerheblich. Allein der Inhalt der gespeicherten Dokumente spielt bei der Beurteilung, ob sie aufgenommen werden sollte, eine Rolle.

Aufbewahrungsfristen für die digitale Personalakte

Wie lange die Personaldaten gespeichert werden müssen, ist in der Regel im Tarif- oder Handelsrecht festgelegt. Allerdings können sich auch andere Fristen ergeben, beispielsweise aus betrieblichen Belangen, steuerrechtlichen Fragen, gesundheitsrechtlicher Perspektive oder Vorgaben des Sozialrechts. Im Vergleich zu den Papierakten ist es jedoch überhaupt kein Problem, eine digitale Personalakte fachgerecht und sicher zu archivieren. So stehen im Bedarfsfall auch nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses noch alle Informationen zur Verfügung. Das ist umso wichtiger, als dass auch ausgeschiedene Mitarbeiter einen Anspruch auf Einblick in die Personalakte hat, um beispielsweise unrichtige Angaben korrigieren oder löschen zu lassen

Digitale Personalakte und Talentpool – wichtige SystemElemente

Ein Komplettlösung sollte nicht nur die digitale Personalakte umfassen, sondern auch weitere wichtige Elemente wie ein Bewerbermanagement oder einen Talentpool: Hier können alle kontaktierten Talente, die über die vom Unternehmen gewünschten Skills verfügen, aufgenommen werden. Dabei kann es sich um abgelehnte Bewerber handeln, aber auch um Kandidaten, die ein Assessment-Center oder ein Praktikum absolviert haben oder über Kampagnen angesprochen wurden. Stimmen diese der Speicherung ihrer Daten zu, werden diese in den Pool verschoben. Sucht das Unternehmen nun ein bestimmtes Talent, lassen sich die notwendigen Skills leicht definieren - und automatisch mit den angelegten Profilen abgleichen. Die Personalabteilung erhält ein Ranking vorgelegt und kann die Kandidaten ganz einfach kontaktieren.

Komplettlösung eGECKO – einfach an alles gedacht

So wichtig die digitale Personalakte auch ist, deckt sie doch ebenso wie der Talentpool nur einen Teil der Arbeit in den Personalabteilungen ab. Sinnvoll ist es daher, auf eine ganzheitliche und den gesamten Workflow abbildende Software-Lösung wie eGECKO von CSS zurückzugreifen - und selbstverständlich auch von der integrierten digitalen Personalakte zu profitieren.

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