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Garant für sichere Abläufe Einen sinnvollen Dienstplan erstellen

Auf den ersten Blick scheint es doch relativ einfach, einen Dienst­plan zu erstel­len und so die be­trieb­lichen Ab­läufe sicher­zustel­len. Schon krank­heits­bedingte Aus­fälle und Urlaub können zur He­raus­forde­rung werden. Noch schwieriger ist es, einen komp­lexen und rechts­sicheren Schicht­plan zu erstel­len. Ein profes­sionel­les Dienst­plan-Programm erleichtert die Planung.

Dienstplan oder Schichtplan Eine kurze Definition

Kurz gesagt: Als Planungs­instrument übernimmt der Dienstplan eine essen­ziell wichtige Funktion in der Personal­wirtschaft: Er stellt nämlich sicher, dass die Arbeits­kräfte eines Bereiches sowohl zeit­lich als auch räum­lich so eingeteilt werden, dass der quali­tative Per­sonal­bedarf ebenso abgedeckt wird wie der quan­tita­tive. Nur so kann ein Unter­nehmen reibungslos funk­tionieren und seine Ziele erreichen.

Doch Dienst- oder Schicht­plan zu erstellen, erfüllt einige weitere und nicht weniger wichtige Aufgaben:
Üblicherweise stellt ein Dienst- oder Schicht­plan über­sicht­lich und anschau­lich dar, welche Mitar­beiter wann an ihrem Arbeits­platz im Einsatz sind – er gibt also allen Beschäf­tigten Orientierung und Planungs­sicher­heit, sollte aber auch deren persön­liche Belange berück­sichtigen. Gleich­zeitig dient er dem Zweck, das verfüg­bare Personal so effektiv wie möglich einzu­setzen: Die richtigen Mitar­beiter müssen mit den richtigen Qua­lifika­tionen und Kompe­tenzen zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Unter­nehmen eingesetzt werden.

Welche Arten und Modelle gibt es, um einen bedarfsgerechten Dienstplan zu erstellen?

Es liegt auf der Hand, dass unter­schied­liche Arbeits­modelle auch eine dif­feren­zierte Heran­gehens­weise in puncto Dienst- bzw. Schicht­plan erfordern. Grund­sätzlich werden dazu fol­gende Modelle genutzt:

Der Rollplan / Rahmendienstplan / Grunddienstplan

Der Rollplan, für den auch andere Begriffe wie Rah­men­dienst­plan oder Grund­dienst­plan verwendet werden, ermög­licht die langf­ristige Planung des Arbeits­kräfte­einsatzes. Der Name leitet sich von einem Grund­satz ab: Die Planung rolliert, der Ablauf wieder­holt sich also nach einer bestim­mten Anzahl von Wochen. Ist ein solcher Schicht­plan erstellt, müssen für die kon­krete Perso­nal­einsatz­planung lediglich die aktuellen Gege­ben­heiten einge­pflegt werden.

Die Pläne nach Durchlaufzeit

Diese unterscheiden sich wiederum in zwei Modelle:

Vollkontinuierliche Schichtmodell

Die Schichten laufen in diesem Modell rund um die Uhr durch - quasi 24/7. Daraus folgt ein Drei- oder Mehr­schicht-System, wie es in Kranken­häusern und Pflege­heimen, aber auch bei Pflege­diensten, der Feuer­wehr, der Poli­zei und zum Teil auch im pro­duzie­renden Gewerbe prakti­ziert wird.

Teilkontinuierliche Schichtmodelle

Während das voll­kon­tinuier­liche Schicht­modell alle sieben Wochen­tage in die Planung ein­be­zieht, beschränkt sich dieses auf fünf Wochen­tage - wahl­weise mit oder ohne Nacht­chichten. Auf diese Variante greifen vor allem produ­zierende Unter­nehmen, Miet­wagen­stationen sowie der Einzel­handel an Flughäfen und Bahnhöfen zurück.

Die Pläne nach Anzahl der Schichten

Abhängig von der Anzahl gepla­nter Schichten lässt sich auch unter dieser Prä­misse ein Schicht­plan erstellen:

Zwei-Schicht-Betrieb

Nacht­schicht ist nicht vorge­sehen, denn eine Schicht dauert nicht länger als acht Stunden.

Drei-Schicht-Betrieb

Diese Planung kommt bevor­zugt dann zum Ein­satz, wenn Unter­nehmen die Arbeit auf Früh-, Spät- und Nacht­schichten an fünf Tagen in der Woche verteilen.

Mehrschicht-Betrieb

Unter­nehmen, die 24/7 arbeiten lassen, werden einen sol­chen Schicht­plan erstellen. Damit lassen sich auch die geson­derten arbeits­zeitl­ichen Regu­larien rele­vanter Tarif­verträge berück­sichtigen.

Wichtig Faktoren zur Erstellung eines Dienstplans

Wie umsichtig Unter­nehmen beim Dienst­plan-Erstellen vorgehen müssen, zeigen folgende Faktoren auf, die dabei zu berücksichtigen sind:

Die Kunden

Der Kunde ist König – und das muss sich nieder­schlagen, wenn Unter­nehmen einen Dienst- oder Schicht­plan erstellen: In den Zeiten mit dem größten Kunden­auf­kom­men sollte auch aus­rei­chend Personal aktiv sein. Um eine derart ge­zielte Per­sonal­pla­nung um­zu­setzen, müssen Unter­nehmen nicht nur ihre eigenen Verhal­tens­weisen, sondern vor allem die ihrer Kunden kennen. Auf der Grund­lage der Daten lässt sich ein Dien­stplan erstellen, der alle Beteiligten, also Kunden und Personal, zufrie­denstellt.

Das Personal

Ohne die Mitar­beiter funk­tioniert nichts - also sollten Unter­nehmen einen Dienst- oder Schicht­plan erstellen, der auch für die Be­schäftig­ten funk­tioniert. Dabei spielen neben den Mitar­beiter­verträ­gen vor allem auch deren Be­lange und Wünsche eine Rolle, um eine höchst­mög­liche Akzep­tanz zu erreichen. So sollten bei­spiels­weise Urlaube, Feier- und Brücken­tage generell berück­sichtigt und unbe­liebte Schichten gerecht verteilt werden.

Die Zeit

Die früh­zeitige Ver­öf­fent­lichung eines Dienst­plans beugt nicht nur Proble­men vor, sondern eröff­net auch den not­wen­digen Hand­lungs­spiel­raum für even­tuell not­wen­dige Änderungen. Beim Dien­stplan-Erstellen ist zu bedenken, dass ein Großteil der anfal­len­den Perso­nal­kosten über diese Planung ge­steuert wird: Es gilt also, den Per­sonal­einsatz so zu opti­mieren, dass die Ein­nahmen maxi­miert werden, während die Kosten das Budget nicht sprengen.

Die Gestaltung

Auch Aufbau und Gestal­tung sind wichtig, wenn Unter­nehmen den Dien­stplan erstel­len: Je präg­nanter dieser ausfällt, umso besser für das Ver­ständ­nis. Ziel muss es also sein, dass so­wohl Vor­gesetzte als auch das Personal den Plan einfach lesen können. Je kom­pli­zierter Unter­nehmen einen Dienst- oder Schicht­plan erstel­len, desto mehr Zeit müssen die Zu­stän­digen für Erklä­rungen auf­bringen - und die fehlt an anderer Stelle. Folgende Fragen sollten klar be­antwor­tet werden:

  • Für welche Kalender­woche gilt der Plan?
  • Zu welchen Uhr­zeiten greift die Einteilung?
  • Wie stark ist die Be­setzung pro Schicht?

Das sollten Unternehmen beim Dienstplan erstellen generell beachten

Über die genan­nten Faktoren hinaus müssen Unter­nehmen zahl­reiche Belange berück­sichtigen:

  1. Gesetzliche Vorgaben
    Für die Erstel­lung von Dienst­plänen greifen ver­schiedene Gesetze, wie zum Beispiel das Ar­beits­zeit­gesetz (ArbZG), das Ar­beits­schutz­gesetz (ArbSchG), die Daten­schutz­grund­verord­nung (DSGVO), das Mutter­schutz­gesetz (MuSchG), das Jugen­dar­beits­schutz­gesetz (JuSchG), das Zivil­dienst­gesetz (ZDG) oder das SGB IX. Hier sind klare Vor­gaben zu Nacht­schichten, rollie­renden Schicht­systemen, aber auch Wochen­end- und Feier­tags­arbeiten, Arbeit- und Ruhe­zeiten und vieles mehr fest­geschrieben.
  2. Betriebliche Vorgaben
    Dazu zählen zum Beispiel ge­sonder­te Arbeits­verträge, die eventuell mit einzelnen Mitar­beitern ge­schlossen wurden, aber auch fest­gelegte Pausen­zeiten, die Länge der Schichten, Be­triebs­urlaub oder Saison­eiten.
  3. Abwesenheiten, Urlaub, Fortbildung etc.
  4. Datenschutz
    Es liegt auf der Hand, dass per­sonen­bezo­gene Daten verar­beitet werden, wenn Unter­nehmen ihren Dienst­plan erstellen. Dazu zählen u. a. Klar­namen, Arbeits­zeiten, Abwesen­heiten wie Urlaub oder Krank­heit sowie Über­stunden. Da diese Daten nicht ohne Weiteres ver­öffent­licht werden dürfen - auch nicht inner­halb eines Unter­nehmen, muss also sicher­gestellt werden, dass nur aus­gewählte Mit­arbei­ter per Berech­tigung Zugriff erhalten. Diese Berech­tigungen sind zu verwalten und regel­mäßig zu aktua­lisie­ren.
  5. Personalvielfalt
    Erschwert wird das Dien­stplan-Erstellen, wenn sowohl Voll- und Teil­zeit­kräfte als auch Mini­jobber und Werk­studen­ten zu koor­dinieren sind.

Was macht einen guten Dienstplan aus?

Um es vor­weg­zuneh­men: Es gibt nicht den einen opti­malen Dienst­plan! Welche Variante die beste ist, vari­iert in Abhängig­keit vom Unter­nehmen, der Branche und dem Personal. Grund­sätzlich sollte ein Dienst- oder Schicht­plan aber so be­schaf­fen sein, dass er auch schwan­kende Auf­trags­lagen, Patienten­zahlen oder Kunden­frequen­zen und kurz­fris­tige Änderungen sicher abfängt. Letzt­endlich geht es darum, den Per­sonal­einsatz nach Quali­fika­tionen zu opti­mieren, um einer­seits den unter­nehme­rischen Zielen und anderer­seits den Belangen des Personals gerecht zu werden.

Einen optimalen Dienstplan erstellen

Unter­nehmen stehen mehrere Wege offen, um einen bedarfs­gerechten Dienst­plan zu er­stel­len und zu pflegen: einer­seits als konven­tionel­le hand­schriftliche oder elek­tronische Doku­mente, anderers­eits Spread­sheet-Dokumente in Excel und Co. Darüber hinaus kann ein speziel­les Dien­stplan- oder Schicht­plan-Programm eingesetzt werden.

Die digi­talen und soft­ware­gestützten Dienst­pläne haben ihren hand­schrift­lichen Pendants einiges voraus:

  • eine deutliche Zeit­ersparnis beim Erstel­len und Aktua­lisieren
  • die einfache Zugriffs- und Datens­chutz­verwaltung
  • die Nutzung der Ist-Daten aus der digi­talen Zeit­erfas­sung sowie An- und Ab­wesen­heiten
  • mögliche Prog­nosen und Berech­nungen von bedarfs- und mit­arbeiter­orien­tierten Plänen
  • die agile Anpas­sungs­mög­lichkeit an die aktuelle Auftrags- bzw. Wirt­schaftslage
  • den machbaren Echtzeit-Überblick
  • die bessere Über­sichtlich­keit durch verschie­dene Dar­stel­lungen

Allein die Tat­sache, dass ein profes­sionel­les Schicht­plan-Programm auf die Zeit­erfas­sungs­daten, den Urlaub­splaner sowie die Abwesen­heiten zugreifen kann, spricht für diese Lösung: Dienst­pläne lassen sich auf dieser Grund­lage nämlich genauer erstellen – und das auch in Bezug auf Mit­arbei­ter­wünsche.

Fazit Dienstplan erstellen – per Hand oder mit einem Dienstplan-Programm

Die Dienstplanung ist nicht nur wichtig für alle Beteiligten, sondern auch sehr komplex: Es müssen sowohl die gesetzlichen Vorschriften als auch betrieblichen Vereinbarungen, unterschiedliche Arbeitsmodelle und natürlich die aktuelle Marktlage berücksichtigt werden. Mit einem Wort: Hier sind nicht nur Zeit, sondern vor allem Kompetenzen gefragt. Ein professionelles Dienst- oder Schichtplan-Programm kann die Arbeit deutlich erleichtern, da es einerseits auf die Zeiterfassung und andere Daten zurückgreifen und diese direkt verarbeiten kann, andererseits aber auch verschiedene Darstellungsvarianten anbietet.

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