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Effektiv entscheiden mit DSS Decision Support System

Mithilfe von DSS (Decision Support Systemen) werden kritische Entscheidungen in der Unternehmensplanung vereinfacht. Für jeden Einsatz eignen sich verschiedene Methoden und spezielle Software­funktionen – von mehrdimensionalen Ansichten bis zum Reporting.

Flexibilität mit Abfragen-System Was ist ein Decision Support System?

Mit einem Decision Support System (DSS), zu deutsch Entscheidungsunterstützungssystem (EUS), werden betriebswirtschaftliche Planungsprozesse strukturiert. Auch wenn die Technologie dem wirtschaftsinformatischen Bereich entspringt, werden abgewandelte Formen mittlerweile für medizinische und personelle Zwecke eingesetzt. Der Fokus soll im Folgenden auf der Auswertung von betrieblichen Leistungsparametern (KPI) liegen.

  • Unter solch einem Decision Support System sammeln sich interaktive Methoden, Programme und vollintegrierte Systeme. 
  • Deren Flexibilität ermöglicht skalierbare Datenevidenzen für kurzfristige oder planmäßige Analysen. Entscheidungen und dispositive Reportings werden mit den relevantesten Informationen gesockelt.
  • Unabhängig von der Anwendung, bietet jedes DSS als Grundvoraussetzung ein sogenanntes Kennzahlen-Cockpit mit Direkt-Abfragen-Systemen, über die umfangreiche bzw. zerstreute Informationsbestände zentralisiert ausgewertet werden.

Abgrenzung von DSS, BI und MIS

Business Intelligence (BI) und OLAP (Online Analytical Processing) werden häufig vom Überbegriff DSS gemantelt. Zwar bilden sich technische Feinheiten und verschiedene Einsatzmöglichkeiten heraus, grundsätzlich bauen die Systeme jedoch aufeinander auf. So wird der gesamte Decsision Support Prozess mit der Informationsverarbeitung über OLAP begonnen und an ein BI-System weitergegeben. Business Intelligence wertet hingegen auch externe Daten (Blogartikel, gesamtwirtschaftliche Größen, Trends) mit aus. Die Kompetenzen von Decision Support Systems scheinen aufgrund technischer Fortschritte dennoch zunehmend zu verschwimmen.

Unter einem MIS (Management-Informationssystem) lassen sich neben den Decision Support Systemen auch die operativen Systeme (z. B. ERP- & CRM-Software) einordnen, mit denen Informationen verdichtet werden. Kurz gesagt: Ziel der obersten Ebene von MIS-Produkten zielt auf eine ganzheitliche Behandlung von betriebsrelevanten Informationen ab. Auf Detailebene konzentriert sich DSS auf eine optimierte Informationsweitergabe, sodass Entscheidungshilfen korrekt adressiert und strukturiert sind.

Unterschiedliche Formen von Decision Support Systemen

Neben den zwei wesentlichen Ausführungen eines DSS fügen sich außerdem verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich die Technologie mit den bestehenden Informationssystemen und Workflows integriert.

Standalone Software

Darunter fallen zum einen Standalone-Lösungen, die also unabhängig von anderen Softwareprodukten agieren sollen. Der Begriff ist jedoch trügerisch, denn eigentlich sind diese Lösungen weitaus empfindlicher als die vollintegrierten Systeme. 

  • Sie basieren auf komplexen Data Warehouse Technologien und sogenannten Data Marts (Data Cube bei OLAP), also Ausschnitten der Datenlager. 
  • Die Aufbereitung über solche vorgelagerten Komponenten ist von Sperrzeiten durch Ladevorgänge und sonstigen Faktoren abhängig, die die Flexibilität der Standalone-Alternativen einschränken.

Integriertes DSS

Vollintegrierte Decision Support Systeme verknüpfen Funktionen für verschiedene Geschäftsprozesse in einer Softwarelösung oder einem Softwarepaket eines einzelnen Herstellers. So werden Daten direkt aus den operativen Funktionen für das Controlling an die DSS-Funktion weitergeleitet. 

  • Eine spezielle Aufbereitung der Daten ist nicht erforderlich und Informationen werden aufgrund der zentralisierten Ablage nicht redundant verteilt. 
  • Durch Zurgiffshierarchien lassen sich die Funktionen pro Abteilung beschränken und Informationen über angepasste Übersichtsseiten darstellen. Die Datenbasis bleibt jedoch einheitlich. 

Webbasiertes Decision Support System

Webbasierte Lösungen können theoretisch sowohl als Verbundskonzept als auch als Standalone integriert werden. 

  • Sind Mitarbeiter von einer hohen Mobilität abhängig, weil sie beispielsweise regelmäßig außer Haus sind, wäre eine webbasierte Lösung von Vorteil.
  • Die Integration hängt dabei stark von den Herstellern ab. Eine Beratung von Experten ist daher zu empfehlen, um die optimale Lösung zu finden.

Strategische Ziele von DSS

Damit das Entscheidungsunterstützungssystem richtig eingesetzt wird, liegen bestimmte Zielvorhaben voraus. Zum einen lassen diese sich in Operationen mit strukturierten und unstrukturierten Informationen aufteilen. Kernziel ist es, intuitionsgetriebene Entscheidungen möglichst nachvollziehbar zu machen und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Der Vorteil besteht auch darin, dass das Entscheidungsunterstützungssystem immer neue Perspektiven mit einbringt und durch jede unbekannte Situation lernt (Machine Learning).

Strukturierte Informationen

Es handelt sich um eine Aufbereitung von Informationen, die sich gut programmieren lässt. Die Inhalte sind klar miteinander vernetzt. Solche Voraussetzungen sind für das mehrdimensionale OLAP beispielsweise optimal. Strukturierte Datengrundlagen bieten direkt eine hohe Evidenz und lassen sich leicht mit historischen Entscheidungssituationen verknüpfen. Ein Beispiel für eine solche Operation könnte die Prognose für die Umsatzzahlen der nächsten Quartale sein.

Unstrukturierte Situationen

Das Entscheidungsunterstützungssystem wird am häufigsten für unstrukturierte Situationen eingesetzt. Dabei geht es um einen Informationszustand, der nicht direkt zusammengefasst werden kann oder wenn ein konkreter Input für das Direkt-Abfragen-System fehlt. Das liegt entweder daran, dass die Daten stark verstreut sind, es sich um enorme Datenmengen handelt (Big Data) oder weil kein logischer Zusammenhang zwischen den Informationen besteht.

Diese Situationen sind schwer auszuwerten und ein DSS soll dabei helfen, verschiedene Entscheidungsalternativen und deren Konsequenzen zu identifizieren. Ausgereifte, hochinteraktive Systeme sind so weit, dass Planmodelle, Simulationen und Prognosen direkt im Cockpit erstellt werden können oder Entscheidungen bereits vorformuliert werden.

Vorteile der Technologie auf einen Blick

  • Decision Support Systems lassen sich gut auf die bestehenden Informationssysteme anpassen, können aber auch individuell erweitert werden.
  • Die Bedienung erfolgt intuitiv. Dazu ist es wichtig, Dashboards mit Bedienelementen zu wählen, die für Mitarbeiter in ihrer Situation selbsterklärend sind. Diese Designs sind förderlich für eine komplikationsfreie Mensch-Maschine-Interaktion.
  • Die Entscheidungsfindung bleibt weiterhin dem Menschen vorbehalten, aber die Effizienz und Effektivität von Planungsprozessen steigert sich. Dadurch entsteht auch indirekt eine Kosteneinsparung.
  • Abfragen und Simulationen sind vollständig steuerbar. Der Analyst kann zudem selbst bestimmen, in welcher Form (z. B. Reportings) und in welcher Ansicht die Entscheidungshilfe weitergegeben wird.
  • Die ausgegebene Datenevidenz lässt sich auf die Datenherkunft zurückführen. Die Verarbeitung bleibt also transparent und nachvollziehbar.

Prozess-Komponenten von Entscheidungsunterstützungssystemen

Damit EUS reibungslos funktioniert, sollten bestimmte Prozesse angelagert oder integriert sein. Diese unterstützen dann beispielsweise die Qualität des Informationsflusses und die Flexibilität der Systeme für kurzfristige Entscheidungen.

Datenbank-Management

Besonders bei Standalone-Lösungen ist der Zugriff auf eine strukturierte Datenbankarchitektur essentiell. Über ETL-Prozesse werden Informationen bereinigt und in die Datenlager integriert. Nun lassen sich Decision Support Systeme mit Daten-Clustern und aufbereiteten Data Marts versorgen.

Modell-Management

Modelle und Methoden liegen auf einer eigens vorgesehenen Datenbank, die Simulationsprozesse unterstützt. Werden bekannte Modelle abgerufen, lassen sich die Abfrageprozesse über Decision Support Systeme deutlich beschleunigen. Eine Abfrage sollte nicht länger als 30 Sekunden oder wenige Minuten dauern. Mithilfe des Modell-Managements lassen sich Strukturen erstellen, die dann auch kurzfristig in Meetings genutzt werden können.

Support Tools

Da der Bereich der Decision Support Systems noch relativ jung ist, bestehen einige Unklarheiten über deren ordentlichen Einsatz. Sollten Probleme bei der Bedienung auftreten, kann der Hersteller direkt eingreifen oder bietet eine umfangreiche Support-Bibliothek an. Für den Anschluss an die operativen Systeme oder bei integrierten Systemen ist es also von bedeutendem Vorteil, wenn die Software von einem Hersteller gepflegt wird. Durch diese Konstellation lassen sich auch Individualfunktionen ergänzen, die speziell an die Branche oder die Tätigkeit des Unternehmens ausgerichtet sind.

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