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Geschäfts­prozess­e einfach managen Business Process Management (BPM)

Ein intelligentes Business Process Management System stellt die nächste Stufe der digitalen Trans­formation von Unter­nehmen dar: Hier werden Daten und Doku­mente so mit Prozessen ver­knüpft, dass sich diese agil steuern und effektiv kon­trol­lieren lassen.

Business Process Management Was ist ein BPM genau?

Wörtlich übersetzt bedeutet BPM Geschäfts­prozess­management - damit ist bereits be­schrieben, worauf BPM Systeme ab­zielen. Es handelt sich nicht um eine reine Technologie, sondern viel­mehr um eine von Menschen ge­nutzte Methode, die die ziel­orientierte und kontinuierliche Ver­besserung der Prozesse in einer Organisation er­möglicht. Häufig werden jedoch Systeme zur Unterstützung eingesetzt. Damit nicht nur standardisierte Prozesse auto­matisiert, sondern auch Ad-hoc-Aufgaben gelöst werden können, muss ein zur Um­setzung ge­nutztes BPM-System intuitiv und schnell an die Her­aus­forderung an­pass­bar sein.

Wichtigste Vor­aus­setzung ist dabei ein besseres Ver­ständnis der ver­schiedenen End-to-End-Geschäfts­prozesse, was nicht zuletzt durch das intelligente Ver­knüpfen von Informationen, Dokumenten und Prozessen er­leichtert wird. Um bereits etablierte Prozesse in einer Art und Weise zu optimieren, dass diese sich einer­seits auf die individuellen Be­dürfnisse der Kunden und anderer­seits auf die je­weiligen Unter­nehmens­ziele an­passen lassen, besteht das Business Process Management aus speziellen Schritten.

De facto werden alle Elemente einzelner Prozesse be­handelt - von der Ent­wicklung über die Implementierung bis hin zur Steuerung. Diese Schritte müssen kontinuierlich um­gesetzt werden - schließlich ändern sich die An­forderungen an Unter­nehmen ebenso kontinuierlich. Daraus lässt sich schließen: Eine einmalige Ein­führung in der Organisation reicht nicht aus, um das Potenzial eines stringenten BPM effektiv aus­zu­schöpfen.

Wie lässt sich ein BPM von anderen Management-Ansätzen abgrenzen?

Auf den ersten Blick lassen sich Über­schneidungen mit dem Auf­gaben- oder dem Projekt­management ver­muten, allerdings gibt es gravierende Unter­schiede: Das Business Process Management ist deutlich breiter auf­ge­stellt.

  • Während sich das Aufgaben­management mit einzelnen Auf­gaben be­fasst, be­trachtet das BPM den kompletten End-to-End-Prozess.
  • Auch mit dem Projekt­management ist es nicht gleich­zu­setzen, denn es organisiert einen ein­maligen Arbeits­umfang - BPM fokussiert sich hin­gegen auf wieder­holbare Prozesse.
  • Ebenso wenig lässt sich BPM mit einem Workflow-Management gleich­setzen: Das BPM bezieht die Gesamt­heit der Prozesse und deren Zu­sammen­spiel in die Analyse ein - das Workflow-Management zielt hin­gegen darauf ab, einzelne Prozesse im Detail zu optimieren, um eine präzise Organisation und Ko­ordination zu er­möglichen.

Ziele des Business Process Management

Das Ziel lässt sich klar ver­orten: Ein BPM soll das Prozess­management zur Auto­matisierung und Über­wachung ver­bessern - und das in vielen Fällen mit einem BPM System. Die Er­gebnisse, also Prozess­ver­besserungen, lassen sich mit Hilfe einer speziellen BPM-Software und mit Automatisierungs­technologien implementieren.

Wie gestaltet sich ein BPM-Zyklus?

Es gibt durchaus unter­schiedliche Dar­stellungen der einzelnen Schritte, die im Rahmen eines BPM-Zyklus zu ab­solvieren sind. Im End­effekt lassen sich diese wie folgt zu­sammen­fassen:

1. Analyse

Die Grundlage für ein Business Process Management wird in dieser Phase ge­schaffen: Zunächst werden die ge­lebten Prozesse unter­sucht, um sämtliche Details zu identifizieren und zu sammeln. Dabei geht es nicht nur um Aktivitäten und Ent­scheidungen, sondern auch um Ver­antwortlich­keiten, Risiken und Gestaltungs­ziele. Diese Erkenntnisse werden dokumentiert - in Form von An­weisungen, Be­schreibungen oder auch Prozess­land­karten, die den IST-Zustand exakt fest­halten. Auf diese Weise lassen sich ver­schiedene Ver­fahren nutzen, um Schwach­stellen nicht nur festzu­stellen, sondern auch in Be­zug auf Ur­sache und Wirkung unter­suchen zu können. Daraus lassen sich wichtige Rück­schlüsse zur Prozess­modellierung ziehen.

2. Modellierung

Die Prozess­modellierung be­fasst sich mit der Gestaltung künftiger Prozesse: Diese Phase im BPM-Zyklus dient dazu, einen SOLL-Prozess in Gang zu setzen - ent­weder radikal und voll­kommen neu oder inkrementell, also auf­einander auf­bauend.

3. Ausführung & Implementierung

Ausgehend vom konzipierten SOLL-Prozess werden nun organisatorisch und technisch Maß­nahmen um­ge­setzt, um den Schritt von der Konzeption zum aus­ge­führten Prozess zu ab­solvieren. Beispiels­weise werden Änderungen in der IT-Infrastruktur regel­mäßig in Form von Projekten realisiert. Nicht zu unter­schätzen: Das Change Management trägt hier die Ver­antwortung dafür, dass Mit­arbeiter ent­sprechend ein­bezogen und mit­genommen werden.

4. Monitoring

Ein permanentes Monitoring stellt sicher, dass der Prozess auch wirk­lich die definierten Ziele er­reicht - meist mit Hilfe von zuvor fest­ge­legten Kenn­zahlen. Sollte dies der Fall sein, kann diese Phase im Prozess­lebens­zyklus bei­be­halten werden. Werden jedoch Ab­weichungen fest­ge­stellt, sind weitere Optimierungs­maß­nahmen not­wendig.

5. Optimierung & Automatisierung

Eröffnet sich Optimierungs­bedarf, bieten sich zwei Praktiken an: einer­seits die regel­mäßige Prozess­optimierung, anderer­seits einzelne Optimierungs­projekte. Sobald das Ziel er­reicht ist, kann der optimierte Prozess automatisiert werden. Sollte sich im Laufe der Zeit her­aus­stellen, dass ein Prozess über­holt ist, dann beginnt der BPM-Zyklus von vorn.

Was ist beim Business Process Management zu beachten?

Es liegt auf der Hand, dass jedes Unter­nehmen unter­schiedliche Vor­aus­setzungen mit­bringt und Ziel­setzungen ver­folgt – ent­sprechend individuell ist das BPM auf die An­forderungen an­zu­passen. Nur dann lässt es sich über­haupt konkret im Unter­nehmen um­setzen. Auch beim BPM gilt: Die Ver­antwortlichkeiten für die einzelnen Prozesse sollten klar be­nannt werden, um durch diese Ver­teilung von Zu­ständig­keiten effizient zu arbeiten und um Chaos zu ver­meiden. Sinn­voll ist der Ein­satz einer BPM-Software, die das Management ent­lastet. Gleich­zeitig sollten aber auch konkrete Methoden und Ziele definiert und vor­ge­geben werden, um eine objektive Be­wertung zu er­möglichen.

BPM: Chancen und Grenzen

Ein stringentes Business Process Management sorgt für eine agile Arbeits­umgebung - und die ist an­gesichts des Ver­änderungs­drucks schlicht­weg un­ver­zichtbar. Gleich­zeitig ist es ein intelligentes Kontroll­werk­zeug, das einem Unter­nehmen wichtige Informationen dazu liefert, ob es sich wie ge­plant in die ge­wünschte Richtung ent­wickelt. Ebenso wichtig ist der positive Ein­fluss auf das Change Management, zumal sich auf diese Weise vor­teil­hafte Neu­erungen schnell integrieren lassen und Unter­nehmen gut auf sich ver­ändernde Rahmen­be­dingungen auf dem Markt reagieren können.

Fakt ist jedoch auch, dass

  • Investitionen in Personal und Technik not­wendig sind,
  • neue Prozesse implementiert werden müssen,
  • eine Business Process Management Soft­ware ein­ge­führt und ein­ge­setzt werden sollte,
  • mit zunehmender Digitalisierung und Auto­matisierung das Risiko von Cyber­kriminalität steigt.

Ergo: Hier empfehlen sich bevorzugt sichere, professionelle und er­probte Tools und Um­setzungen.

Vorteile des Business Process Management

Hier sind die Vorteile eines BPM kurz und knapp zusammengefasst:

  • Optimierung und Automatisierung von Geschäfts­prozessen
  • konsistent dokumentierte und damit trans­parente End-to-End-Prozesse
  • visualisierte Prozesse in Realtime besseres Ver­ständnis zu unter­nehmens­internen Ab­läufen
  • sinkende Komplexität in Systemen und Prozessen
  • höhere Effizienz im Workflow-Management und bei System-Kombinationen
  • datenbasierte Analyse und kontinuierliches Monitoring
  • reduzierter Ressourcen­ver­brauch, niedrigere Fehler­quote
  • höhere Qualität

Ist eine Software für ein erfolgreiches BPM notwendig?

Die Automatisierung von Geschäfts­abläufen ist essenziell für den digitalen Wandel - und ver­bessert die Effizienz. Genau an dieser Stelle kommt ein BPM-System ins Spiel, das die Auto­matisierung sämtlicher Teil­schritte er­möglicht. Wird die Software als Cloud-Lösung um­gesetzt, können Teams das Prozess­management kollaborativ realisieren. Nicht zu unter­schätzen ist der technologische Fort­schritt, der mit iBPMS Tools der neuen Generation her­vor­ge­bracht wurde: Dort sind hoch­moderne Funktionen wie

  • künstliche Intelligenz,
  • Robotic Process Automation (RPA) und
  • Process Mining

integriert. Die Prozess­analyse lässt sich beispiels­weise mit einem BPM-System deutlich ver­einfachen, indem u. a. für die grafische Dar­stellung ver­schiedene BPMN-Symbole zur Ver­fügung stehen, die sich in ein Diagramm ein­fügen lassen. Darüber hinaus gehört ein Kenn­zahlen­management ebenso zu den gängigen Funktionen wie die Möglich­keiten, Prozesse zu be­schreiben, den Workflow von Ge­nehmigungen, Vor­gängen und Aufgaben zu steuern und viel­fältige Aus­wertungen durch­zu­führen.

Fazit: Business Process Management Ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation

Auf lange Sicht wird wohl kein Unternehmen, das nach­haltig er­folg­reich sein und wachsen will, an einem stringenten Business Process Management vorbeikommen: Je mehr Prozess­schritte auto­matisiert sind, desto weniger Ressourcen werden ver­braucht. Natürlich ist die Ein­führung und Um­setzung mit Auf­wand und Mühe ver­bunden, doch der Effekt ist nicht zu unter­schätzen. Ins­besondere beim Ein­satz einer ge­eigneten Software profitieren Unter­nehmen und er­öffnen sich mit dem Business Process Management die Möglichkeit, einen ent­scheidenden Wett­be­werbs­vorteil zu generieren.

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