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Digitale Begleiter mit Kennzahlen-Cockpit Bürosoftware

Wenn der Arbeitsalltag leichter wird, die Motivation dank unkompli­zierter Bearbeitungsschritte steigt und die meisten Berechnungen digital stattfinden, dann ist hauptsächlich die passende Bürosoftware verantwortlich. Kennen Sie auch die weiteren Vorteile & Funktionen.

Digitaler Arbeitsplatz Was ist eine Bürosoftware?

Briefe schreiben, Rechnungen stellen, Daten archivieren – ohne die Unterstützung von Bürosoftware ist der Arbeitsalltag in einem Büro nicht zu stemmen. Daher sind Textverarbeitungsprogramme, ein Programm zur Tabellenkalkulation, sowie Programme zum Erstellen von Präsentationen fester Bestandteil im Büro und im Arbeitsalltag verwurzelt. Doch Bürosoftware kann noch mehr als die gerade genannten Basisprogramme, denn mittlerweile findet sich für fast jede Tätigkeit eine geeignete Software, um den ambitionierten Mittelständler zu unterstützen.

Bereicherung für den Mittelstand durch Bürosoftware

Neben den Standardprogrammen, die in jedem Büro vorhanden sind, gibt es eine Vielzahl von Bürosoftware, mit unterschiedlichen Funktionen. Diese bereichern mittelständische Unternehmen und unterstützen aktiv die Arbeitsweise im Büro. Im Weiteren werden zwei Funktionen näher beleuchtet, die wenig bekannt sind, aber umso effektiver den Büroalltag erleichtern und sich ressourcensparend beweisen.

Transparente Rechnungsverarbeitung

Täglich werden Rechnungen gestellt und erhalten. Um nicht den Überblick zu verlieren, welche Rechnungen bereits bearbeitet oder bezahlt sind, unterstützt eine Bürosoftware den Rechnungseingangsworkflow. Dabei können die Rechnungen und Belege automatisch über eine OCR Erkennung, oder via elektronischem Rechnungsimport in eine geeignete Bürosoftware integriert werden. Das Programm erkennt die Eingangsdokumente und verarbeitet diese vollautomatisch weiter. Nach Prüfung und Freigabe wird die eingegangene Rechnung mithilfe einer Software GoBD-konform archiviert.

Risikomanagement und Frühwarnsystem

Um keine bösen Überraschungen zu erleben, schaffen Bürosoftware einen Überblick über aktuelle Geschäftszahlen. Geeignete Bürosoftware unterstützen Sie hierbei mit Kennzahlen & Frühwarnsystem. So besteht die Möglichkeit, ein umfangreiches und effektives Risikomanagement abzubilden und zu analysieren. Die Bürosoftware nutzt hierbei definierte Grenzwerte und informiert automatisch, wenn Leistungskennzahlen stark abweichen oder Grenzwerte überschritten werden. Zusätzlich haben Sie mit Hilfe von Ampelfunktionen alles im Blick und können gezielt und schnell auf Abweichungen reagieren.

Einsatzgebiete von Bürosoftware

Da das Gebiet der Bürosoftware sehr umfänglich ist, finden Sie hier weiterführende Informationen zu den Bürosoftware, die in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden können:

  • Buchhaltungssoftware
  • Dokumentenmanagement
  • Kaufmännische Software
  • CRM Software
  • EÜR Software
  • Rechnungsprogramm
  • Projektmanagement-Software
  • Projektplanungssoftware

Wie kann Bürosoftware mittelständische Unternehmen unterstützen?

Bürosoftware können mittelständische Unternehmen auf vielfältige Weise unterstützen. Wie Bürosoftware in einem Unternehmen eingesetzt werden ist dabei ganz unterschiedlich. So kann für jedes Teilgebiet oder jede Funktion ein eigenständiges Programm genutzt werden.

In diesem Fall sind die Programme autark und nicht miteinander vernetzt. Diese Variante ist für mittelständische Unternehmen nur bedingt geeignet, denn je komplexer der Geschäftsalltag, umso wichtiger ist es, dass die einzelnen Programme vollintegriert sind und auf einen gemeinsamen Datensatz zurückgreifen. Bei eigenständigen Programmen, die unterschiedliche Funktionen abdecken, müssen alle Daten händisch oder via Schnittstelle eingefügt werden.

Welches ein großes Problem bei der Konsolidierung verursacht, da dies sowohl Zeit raubend als auch Fehler anfällig ist. Daher ist ein vollintegriertes System, dass über verschiedene Funktionen verfügt, für mittelständische Unternehmen sinnvoll. Dort wird auf denselben Datensatz zurückgegriffen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Daten nicht nur auf einem PC, oder in einem Ordner hinterlegt sind, sondern für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

So kann jeder befugte Mitarbeiter Daten einsehen und bearbeiten, was wiederum eine große Zeitersparnis im Büroalltag ist. Die Bürosoftware kann hierbei als Komplettlösung in ein Unternehmen integriert werden, oder modularisiert.

Geschäftsprozesse optimieren

Eine Bürosoftware als kaufmännische ERP-Komplettlösung ist speziell für bestimmte Branchen konzipiert. Mit dieser Bürosoftware können alle Geschäftsprozesse zentral gesteuert werden. So können alle verantwortlichen Mitarbeiter auf die zentral gespeicherten Daten zugreifen und diese bearbeiten. Dies erspart viel Zeit im Büroalltag und steigert die Effektivität der Mitarbeiter.

Erweitern ohne Datenverlust

Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Funktionen, die eine starre Komplettlösung bietet. Während z.B. eine Steuerkanzlei keine Lagerverwaltung benötigt, ist dies allerdings für Online-Händler entscheidend. Achten Sie daher bei der Wahl einer geeigneten Bürosoftware darauf, dass das Programm modular erweiterbar ist. Dies hat zum Vorteil, dass auf Veränderungen im Unternehmen reagiert werden können. Hierbei muss keine zusätzliche Software installiert werden, in welcher alle erforderlichen Daten wieder eingepflegt werden müssen, sondern die bestehenden Bürosoftware wird erweitert. Hierbei wird auf den vorhanden Datensatz zurückgegriffen und die Kommunikation zwischen den Programmen verläuft reibungslos.

Mit eGECKO den Büroalltag meistern

Egal ob modularisiert oder als Komplettlösung, mit eGECKO haben Sie die Möglichkeit den Büroalltag so zu gestalten, dass lästige Routinearbeiten nicht mehr den Hauptteil des Arbeitstages ausmachen. Der Produktberater unterstützt Sie dabei, die passende, auf das eigene Unternehmen zugeschnittene, Bürosoftware zu finden.

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