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Ein präventiver Ansatz Betriebliches Eingliederungsmanagement

Sind Mitarbeiter über längere Zeit oder wiederholt kurzzeitig arbeitsunfähig, dann greift das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). In diesem Prozess soll ein eventueller Veränderungsbedarf rund um den Arbeitsplatz identifiziert und umgesetzt werden, um künftig das Risiko einer Erkrankung zu reduzieren.

Betriebliches Eingliederungsmanagement Gesetzlich vorgeschrieben und klar strukturiert

Als Betriebliches Einglie­derungs­management (BEM) wird ein Verfahren bezeichnet, das im HR-Management angesiedelt ist. Der Gesetzgeber gibt im § 167 Abs. 2 Sozial­gesetzbuch (SGB) IX klar vor, wann und wie der Arbeitgeber in dieser Frage aktiv werden muss: bei sämtlichen Mitar­beitern, die in den letzten 12 Monaten für mehr als sechs Wochen bzw. 42 Tage ohne Unter­brechung oder wiederholt krank­geschrieben waren.

Dabei hat ein Betriebliches Einglie­derungs­management einerseits das Ziel, die relevanten Mitar­beiter reibungs­los wieder in die betrieb­lichen Abläufe einzu­gliedern. Anderer­seits soll untersucht werden, ob sich mit geeigneten Maßnahmen einer erneuten Arbeits­unfähigkeit vorgebeugt werden kann. Ist ein Mitarbeiter langfristig erkrankt, geht es auch darum, den Arbeitsplatz des Betroffenen zu erhalten. Damit ist ein Betriebliches Einglie­derungs­management klar von den Kranken­rück­kehr­gesprächen abzu­grenzen.

Die Gesetzeslage Wer muss Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten?

Seit 2004 herrscht hier Klarheit: Laut § 167 Sozial­gesetz­buch (SGB) IX ist grund­sätzlich jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein Betriebliches Einglie­derungs­management anzubieten - und das vollkommen unab­hängig davon, wie viele Beschäftigte ein Unternehmen hat. Einbezogen werden müssen alle – Angestellte ebenso wie außer­tariflich Angestellte, Beamte, befristet und in Teilzeit Beschäftigte, Aushilfs­kräfte, Auszu­bildende und Prakti­kanten sowie Werk­studie­rende. Die einzige Ausnahme: Sofern der Betroffene weniger als sechs Monate im Unter­nehmen beschäftigt ist, trifft das Unter­nehmen keine Pflicht für ein Betriebliches Einglie­derungs­management. In der Regel befindet sich der Arbeit­nehmer dann ohnehin noch in der Probezeit.

Der BEM-Ablauf ist entscheidend

Während die Initiative für ein Betriebliches Einglie­derungs­management beim Arbeit­geber liegt, beruht der gesamte Prozess auf dem Prinzip der Frei­willigkeit: Der betroffene Mitarbeiter muss also der Teilnahme zu­stimmen, wenn er eine Ein­ladung zum betrieb­lichen Einglie­derungs­management erhält. Mit der Einladung wird eine ganze Reihe von Infor­mationen und Unter­lagen verschickt, wie beispiels­weise:

  • das Einladungs­schreiben
  • das vorbereitete Antwort­schreiben
  • die Daten­schutz­erklärung
  • die Erklärung zur Ent­bindung von der Schweige­pflicht
  • die Verschwiegen­heitserklärung

Nun kann der Mitar­beiter einer­seits abwägen, ob er das Angebot an­nehmen möchte, und anderer­seits eigene Vor­schläge einbringen.

Wichtig: Einladungs­schreiben rechts­sicher verfassen

Die Einla­dung sollte unbedingt auf folgen­des hinweisen:

  1. Ein Betriebliches Einglie­derungs­management grund­sätzlich frei­willig ist
  2. Der Mitarbeiter kann seine Zu­stim­mung zur Teil­nahme jeder­zeit wider­rufen
  3. Das Betriebliche Einglie­derungs­management befasst sich mit den Ur­sachen für die bis­herigen Erkran­kungen und Mög­lich­keiten einer weiteren Arbeits­unfähigkeit
  4. Die werden Daten verant­wortung­svoll verwendet – unter Be­nen­nung der Art, des Umfangs und der Verar­beitung der für das Ver­fahren erhobenen Daten
  5. Der Arbeit­nehmer kann auf Wunsch Interes­sens­vertre­tungen wie Betriebs­rat oder Schwer­behinder­tenver­tretung in die Gespräche einbe­ziehen

Wiedereingliederungsmanagement mit Gesprächen einleiten

Ob ein oder mehrere Gespräche not­wendig oder sinnvoll sind, hängt immer von der kon­kreten Aufgaben­stellung ab. In jedem Fall sollten alle Betei­ligten, also neben dem Arbeit­nehmer der Arbeit­geber und bei Bedarf weitere Interes­senver­treter wie Betrieb­srat, Schwer­behin­derten­vertretung, Reha-Träger oder das Integra­tions­amt, mitwirken, um gemein­sam konkrete Schritte zu erörtern. Damit diese Gespräche zum Erfolg führen, muss zunächst Ver­trauen aufge­baut werden – schließlich werden sehr persönlich Befin­dlich­keiten des Arbeit­nehmers thema­tisiert. In der Regel wird nämlich ein Kran­ken­gespräch durch­geführt. Das ist zwar gesetzlich nicht vor­geschrie­ben, der Beschäftigte muss dieser Einladung jedoch nach­kommen und kann ein Mitglied des Betrieb­srates hin­zuzie­hen, sofern dieser im Unter­nehmen existiert.

Festlegung von Maßnahmen und deren Kontrolle

Die in den Gesprächen be­sprochenen Maß­nahmen zur stufen­weise Wieder­einglie­derung sind vom Unter­nehmen umzu­setzen und zu kontrol­lieren. Dabei kann es sich unter Anderem um folgende Inhalte handeln:

  • Die Beschaf­fung oder den Einsatz von tech­nischen Hilfs­mitteln am jewei­ligen Arbeits­platz, wie zum Beispiel bei Rücken­erkran­kungen oder nach Arbeit­sunfällen.
  • Zielführende Ver­änderungen am Arbeits­platz, wie zum Beispiel Verbes­serungen der Licht- und Geräusch­verhältnisse.
  • Die Einschaltung eines Mediators in Kon­flikt­situa­tionen.
  • Einen mit dem Vorgesetzten abzu­stim­menden ver­änderten Auf­gaben­zuschnitt.
  • Die Anpassung der Arbeits­zeiten durch eine stufe­nweise Wieder­einglie­derung.
  • Den Wechsel der Tätigkeit, sollte die Er­krankung den Ein­satz am bishe­rigen Arbeits­platz unmöglich machen.

Den erarbei­tenden Maß­nahmen muss der behan­delnde Arzt auf der Grund­lage des Ein­gliede­rungs­planes zustimmen. Dazu stellt er eine ärztliche Beschei­nigung aus, die einer­seits die Wieder­einglie­derungs­maßnahmen, anderer­seits eine Prognose zum Zeit­punkt der Wieder­erlangung der vollen Arbeits­fähigkeit enthält. Bevor die Maß­nahmen einge­leitet werden, müssen der Arbeit­geber und die Kranken­kasse eben­falls unbedingt ihre Zu­stimmung erteilen. Der betroffene Beschäftigte gilt für die Zeit der stufen­weisen Wieder­einglie­derung als arbeits­unfähig und bezieht während Kranken­geld von der gesetzlichen Kranken­ver­sicherung oder Über­gangs­geld von gesetzlichen Renten­versicherung.

Auswirkungen auf krankheitsbedingte Kündigungen

Eine krankheits­bedingte Kün­digung sollte grund­sätzlich das letzte Mittel sein, das unter folgenden Voraus­setzungen genutzt werden kann:

  • Die Gesund­heits­prognose ist negativ.
  • Die krank­heits­bedingten Fehl­zeiten des Betroffenen beein­trächtigen nach­weislich und erheb­lich die betrieb­lichen Interessen des Arbeit­gebers.

Wird dem betroffenen Beschäftigten jedoch kein Betriebliches Einglie­derungs­management ange­boten und kann sich der Arbeit­nehmer auf das Kündigungs­schutz­gesetz (KSchG) berufen, kann eine krank­heits­bedingte Kündigung bereits des­wegen unwirksam sein.

Die wichtigsten Erfolgs­faktoren für ein Betriebliches Einglie­derungs­management sind deshalb: eine solide Ver­trauens­basis, ein strin­gentes Daten­schutz­konzept und ein profes­sioneller Ablauf!

Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement lohnt sich

Es gibt gute und triftige Gründe, sich als Unter­nehmen um ein effi­zien­tes Betriebliches Einglie­derungs­management zu kümmern: Einer­seits fördert es die Gesund­heit und damit die Lei­stungs­fähigkeit der Beschäftigten, anderer­seits verhin­dert es das Aus­scheiden von Mitarbeitern. Gerade in Zeiten des zu­nehmen­den Fach­kräfte­mangels kann dies für Unter­nehmen ein nicht zu unter­schätzender Faktor sein. Unter dem Strich profi­tieren beide Seiten: Die Betroffenen selbst haben so die Chance, Arbeits­losigkeit oder Früh­ver­rentung zu vermeiden. Das Unter­nehmen wiederum reduziert die mit dem Ausfall verbun­denen Kosten, die bei­spiels­weise mit dem Recruiting, der Neu­einstel­lung und der Ein­arbeit­ung von Ersatz­kräften verbunden sind.

Wichtiges Doppel: BEM und Datenschutz

Um eine solide Ver­trauens­basis zu schaffen, dürfen die im Rahmen des Betrieblichen Ein­glie­derungs­managements erho­benen Daten aus­schließlich zweck­gebunden verwendet werden. Das Unter­nehmen hat also sicher­zustel­len, dass die relevanten Gesund­heits­daten grund­sätzlich getrennt von der Perso­nalakte auf­bewahrt und vor Zugriff geschützt werden. Dazu wird eine soge­nannte Beiakte für Gesund­heits­daten angelegt.

Kann eine BEM-Software konkret unterstützen?

Ein Betriebliches Ein­glie­derungs­management ist ein Prozess, bei dem Daten erfasst, Gespräche und Fest­legungen doku­men­tiert und vor allem kon­trol­liert und aus­gewertet werden müssen. Eine Soft­ware­lösung kann genau diese Schritte ab­bilden, um allen Be­teiligten ein Höchst­maß an Unter­stützung zu gewähr­leisten:

  • Rechts­sichere Doku­mentation
  • Auto­matische Er­stel­lung von Schreiben
  • Flexible Be­richt­erstel­lung und Aus­wertung
  • Termi­nierung von Aufgaben- und Maß­nahmen­planung

Damit erleichtert die Soft­ware nicht nur die Berück­sichti­gung aller rele­vanten Aspekte, die ein Betriebliches Ein­glie­derungs­management vorsieht, sondern sorgt auch für eine strin­gente Abwicklung aller not­wend­igen Schritte.

Fazit zum BEM

Ein Betriebliches Ein­glie­derungs­management ist jedem Arbeit­geber gesetzlich vor­geschrie­ben – und das nicht ohne Grund: Besteht die Chance, einen lang oder häufig er­krankten Arbeit­nehmer mit den geeigneten Maß­nahmen zu unter­stützen und so eine künftige Arbeits­unfähig­keit zu vermeiden, realisieren beide Seiten Vorteile. Um alle Mög­lich­keiten effektiv aus­zuschöpfen, empfiehlt sich einer­seits ein klar struktu­rierter Prozess, der anderer­seits von einer BEM-Software intel­ligent unterstützt wird.

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