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Ein wesentlicher Erfolgsfaktor Auftragsmanagement

Das Auftragsmanagement koordiniert den gesamten Auftragsprozess und stellt so die wunschgemäße Umsetzung der Aufträge im Unternehmen sicher. Mit einer geeigneten Software kann dies intelligent gelöst und ressourceneffizient umgesetzt werden.

Auftragsmanagement für ein Intelligentes Management aller Aufträge

Sollen akquirierte Aufträge ordnungsgemäß und pünktlich ausgeführt werden, müssen einerseits die personellen Ressourcen und andererseits die notwendigen Materialien oder Dienstleistungen zur richtigen Zeit am geforderten Ort zur Verfügung stehen. Mit dieser Koordination befasst sich das Auftragsmanagement, das den gesamten Auftragsprozess abbildet und orchestriert. Unternehmen stellen so die wunschgemäße Umsetzung der Aufträge sicher, was sich wiederum positiv auf die Kundenzufriedenheit und damit Umsatzentwicklung auswirkt.

Was ist das Auftragsmanagement genau?

Der Begriff Auftragsmanagement oder Order Management umschreibt die initiative Steuerung der zu erledigenden Aufträge: Sobald ein Kunde eine Dienstleistung in Anspruch nimmt oder die Herstellung bzw. Lieferung eines Produktes ordert, muss der so entstehende Auftrag gesteuert werden. Das heißt, die bestellte Dienstleistung oder die Produkte müssen exakt nach Kundenwunsch und zum vereinbarten Termin ausgeführt bzw. geliefert werden. Das Auftragsmanagement sorgt dafür, dass die dafür notwendigen Leistungen oder Waren zum notwendigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind.

Im Auftragsmanagement wird demnach die gesamte Prozesskette - angefangen bei den Anfragen und Angeboten über die Generierung des Auftrages und das Vertragsmanagement bis hin zur Rechnungslegung - betrachtet. Damit kommt dem Auftragsmanagement eine enorme Bedeutung zu, es fungiert als wichtiger Faktor bei der Senkung der Betriebskosten, welche im Zusammenhang mit verspäteten Lieferungen entstehenden. Erklärtes Ziel im Auftragsmanagement: schnelle und effiziente Auftragsabwicklung.

Wie lassen sich die Aufgaben des Auftragsmanagements beschreiben?

Die grundlegenden Aufgaben im Auftragsmanagement sind:

  1. die Annahme des Auftrages
  2. die Priorisierung der Aufträge nach Dringlichkeit und/oder Wichtigkeit
  3. die Einweisung der relevanten Mitarbeiter zu den aktuellen Aufgaben
  4. die Realisierung des Auftrags
  5. die Dokumentation der Abwicklung des Auftrages

Vorteile eines organisierten Auftragsmanagements

Ein stringentes und organisiertes Auftragsmanagement biete viele Vorteile, die wichtigsten sind:

  • schafft maximale Transparenz
  • steigert in der Folge den Umsatz
  • lässt Wirtschaftlichkeit erkennen
  • ermöglicht effizientes Arbeiten
  • erhält die Kundenzufriedenheit

Welche Schritte umfasst der Auftragsmanagementprozess?

Das Auftragsmanagement beginnt, sobald ein Kunde einen Auftrag auslöst und endet mit Durchführung der Dienstleistung oder Auslieferung der Ware. So soll die Koordination des gesamten Prozesses gewährleistet werden – angefangen von der Erfassung des Auftrages über Bestands- und Liefertransparenz bis hin zur Verfügbarkeit der Services. Der zugrundeliegende Prozess variiert in Abhängigkeit von den Unternehmensbedürfnissen, lässt sich aber in drei grundlegende Schritte einteilen:

1. Platzierung (Placement)

Der Kunde nutzt ein Formular – im besten Fall ein automatisiertes – um seine Bestellung aufzugeben. Diese wird im Verkauf geprüft und bestätigt, sodass nun eine bestätigte Bestellung vorliegt.

2. Verwaltung des Lagerbestands (Inventory management)

Im nächsten Schritt werden die, mit den konkreten Anforderungen, schwankenden Lagerbestände geprüft und überwacht.

3. Erfüllung (Fulfillment)

Das Lager führt den Auftrag aus, bestätigt die Details zum Versand und erstellt die Rechnung. Ein stringentes Auftragsmanagement ist also ausschlaggebend für den Erfolg des Unternehmens. Tritt hier ein Fehler auf, wirkt sich dieser im Ernstfall auf die gesamte Lieferkette aus. Der damit verbundene wirtschaftliche Schaden kann enorm sein – vor allem die Reputation des Unternehmens kann auf Dauer leiden.

Auftragsmanagement in der Welt der Industrie 4.0

Die mit dem Begriff Industrie 4.0 beschriebene Digitalisierung von Produktionsprozessen setzt auf vernetzte, digitalisierte und automatisierte Technologien. Über vernetzte Systeme werden Informationen und Daten ausgetauscht, sodass sie intelligent aufeinander reagieren können. Damit sind Maschinen in der Lage, sich quasi selbst zu steuern. Mussten bislang sämtliche Informationen gesammelt und vom Menschen analysiert werden, um eventuell notwendige Anpassungen vorzunehmen, erledigen das vernetzte Maschinen selbst: Sie werden in einer Industrie 4.0 ebenso wie die Produkte mit Sensoren ausgestattet, sodass sie permanent kommunizieren und die Abläufe optimieren können. Diese Kommunikation umfasst nicht nur die Produktion, sondern auch Forschung und Entwicklung, den Vertrieb, Lieferanten und Kunden.

Das bedeutet unter dem Strich, dass sich per RFID und Maschinendatenerfassung sämtlich Schritte in Echtzeit verfolgen lassen: Die Daten zum Arbeitsfortschritt wie Start-, End- oder Liegezeiten - bei Bedarf auch mit Bezug zum zuständigen Mitarbeiter - werden für alle Stationen sowie für die gewählten Übergangspunkte zwischen einzelnen Abteilungen oder Lagerbereichen automatisch gemeldet. Damit kann das Auftragsmanagement ein neues Level mit maximaler Transparenz erreichen.

Wie lässt sich das Auftragsmanagement von einem ERP- oder WaWi-System abgrenzen?

Enterprise Resource Planning – ein ERP-System ist eine komplexe Softwarelösung, die sämtliche betrieblichen Prozesse abbildet, um Ressourcen planen und optimieren zu können. Je nach Anforderung kann ein solches System verschiedene Funktionsbereiche umfassen, wie zum Beispiel:

  • das Warenwirtschaftssystem (WaWi): Dazu zählen Ein- und Verkauf, Lagerverwaltung sowie eventuell E-Commerce-Anbindungen.
  • das CRM-System: Das Kundenbeziehungsmanagement erleichtert Maßnahmen zur Erhaltung von Bestandskunden und Koordinierung von Akquise-Aktionen.
  • das Rechnungswesen: In diesen Bereich gehört nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern auch Kostenrechnung, Verwaltung offener Posten, Budgetierung und Überwachung der Liquidität.
  • die Produktionsplanung: Dieses Modul unterstützt mit geeigneten Tools und Tafeln die Planung des Produktionsprozesses.
  • die Lohnbuchhaltung: Zur Personalverwaltung gehören außerdem die Urlaubs- und Freizeitverwaltung sowie die Verwaltung der Lohnfortzahlung.

Während ein WaWi-System in der Regel Bestandteil eines ERP-Systems ist und sich ausschließlich auf die Gewährleistung eines reibungslosen Materialflusses fokussiert, greift das Auftragsmanagement eine spezielle Themenstellung auf: Um den Auftragsprozess abzusichern, benötigt das Auftragsmanagement vor allem in großen Unternehmen vielfältige Daten aus dem ERP-System, wie beispielsweise zum Produkt, zu den aktuellen Rechnungen, zum Auftragsbestand und eventuellen Gutschriften. Im Gegenzug unterstützt das Auftragsmanagement den Vertrieb, das Kundenbeziehungsmanagement und die Rechnungslegung, wenn alle relevanten Daten zu erledigten Aufträgen direkt zurückfließen. Im besten Fall ist das Auftragsmanagement in ein ERP-System integriert, ansonsten sollte der Datenfluss per Schnittstelle organisiert werden.

Auftragsmanagement Software – die ideale Unterstützung?

In jedem Fall: Schon die Fülle an verschiedenen Daten, die herangezogen werden müssen, spricht für eine Auftragsmanagement Software. Sie erlaubt auf dieser Grundlage die teilautomatisierte Steuer der Auftragsabwicklung und deckt die komplette Prozesskette ab – angefangen bei den eingehenden Anfragen und erstellten Angeboten über die Generierung der Aufträge und das Management der Verträge bis hin zur Preisfindung, Realisierung der Aufträge und Rechnungslegung. Der besondere Vorteil: Die jeweils vor- und nachgelagerten Abteilungen wie Vertrieb oder Kundendienst werden mit einbezogen, sodass es keine Informationsverluste gibt.

Fazit: Auftragsmanagement ist nicht zu unterschätzen

Um einen Auftragsprozess komplett zu betrachten und zu koordinieren, sind Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen notwendig. Nur so lässt sich die pünktliche Ausführung einer bestellten Dienstleistung oder Produktlieferung effizient gewährleisten. Umso sinnvoller ist der Einsatz einer speziellen Auftragsmanagement Software, da sie Teilprozesse durchaus automatisiert und damit den Erfolg eines Unternehmens nachhaltig unterstützt.

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