Ein guter Budgetplan führt dazu, dass Unternehmen Erfolg haben und ihre strategischen Ziele erreichen. Erfahren Sie mehr über die Kraft der Transparenz und Steuerung durch eine effektive Finanzplanung.
Umsatzsteigerung, Erschließung neuer Märkte oder Produktentwicklung – wenn eines fest in der DNA von Unternehmen verankert ist, dann das Ziel, das Unternehmen erfolgreich weiterzuentwickeln. Zielsetzungen klar zu definieren ist dabei das eine. Aber stehen auch die notwendigen Ressourcen für den Weg dorthin zur Verfügung? Ein Budgetplan beantwortet diese Frage und wird damit zu einem wichtigen Instrument der strategischen Unternehmensplanung.
Zu den Kernaufgaben der Unternehmensplanung gehört es, die notwendigen Ressourcen zur Zielerreichung bereit zu stellen. Neben Personal, Infrastruktur und Rohstoffen oder Material gehören dazu auch die Finanzmittel. Diese gilt es, im Sinne der Zielerreichung klug und zielgerichtet im Unternehmen zu verteilen – ein Budgetplan übernimmt diese Aufgabe.
Mit einem Budgetplan hat die Unternehmensführung entscheidungskritische Informationen übersichtlich zur Hand. Zusätzlich hilft der Überblick über die verfügbaren Finanzmittel dabei, im Bedarfsfall schnell zu handeln. Eine gute Basis, um nicht nur die Erreichung der Unternehmensziele zu unterstützen, sondern vor allem auch unternehmerische Herausforderungen durch mehr Transparenz und frühzeitige Steuerungsmöglichkeiten besser zu meistern.
Fakten, Fakten, Fakten – für den Unternehmenserfolg
Das Unternehmen erstellt mit einem Budget eine Gesamtplanung für die Verteilung der Finanzmittel. Ausgehend von den strategischen Zielen konkretisieren die einzelnen Unternehmensbereiche (z. B. Entwicklung, Produktion, Personal oder Marketing) ihre geplanten Ein- und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise:
Operatives Budget
Die operative Planung bezieht sich auf eine einjährige Periode. Sie konzentriert sich auf die konkrete Zuweisung der Ressourcen mit Hilfe eines detaillierten Budgetplans. Es geht darum, welche Finanzmittel für welche Zwecke verwendet werden und welche Ziele kurz- und mittelfristig anvisiert und erreicht werden sollen.
Taktisches Budget
Für die mittelfristige Planung strategischer Maßnahmen und Projekte kommt die taktische Budgetplanung zum Einsatz. Die betrachtet einen Zeitraum zwischen einem und fünf Jahre.
Strategisches Budget
Die strategische Planung des Budgets ist mit einem längeren Zeitrahmen verbunden, der oft über fünf bis zehn Jahre läuft. Diese langfristige Planung soll den unternehmerischen Erfolg optimieren und den Fortbestand gewährleisten.
Eines ist allen Budgets gemeinsam: Die Unternehmensführung legt auf Basis der Unternehmensziele die jeweiligen Unter- und Obergrenzen für die Ein- und Ausgaben fest, die im nächsten Schritt den Rahmen zur Planung für die einzelnen Bereiche und operativen Einheiten vorgeben.
Die Bereiche definieren dabei den übergeordneten Zweck, den sie zur Zielerreichung beitragen möchte. Ein wichtiger Teil dabei: die realistische Einschätzung der benötigten Finanzmittel für die operative Umsetzung. Auf der nächsten Ebene erhalten die Mitarbeitenden über das Budget die Finanzmittel zugeteilt, mit denen sie operativ arbeiten können. Hier überschneiden sich Budgetplanung und Kostenstellenrechnung, welche die tatsächliche Entwicklung abbilden.
Denn: Ein bedarfsgerechter Budgetplan unterstützt die kontinuierliche Überwachung der Budgetverwendung und erlaubt zu jederzeit eine Auswertung der Unternehmenstätigkeit. Auf den Ebenen der Bereiche und Kostenstellen sind fest definierte Mitarbeiter dafür verantwortlich, die jeweiligen Budgets zu überwachen.
Vorteil: Transparenz und Steuerung
Das Ergebnis dieser Planung überzeugt: Auf Basis des Budgets haben sowohl Unternehmensführung als auch Bereichsleitungen bis hin auf Mitarbeiterebene jederzeit den Überblick über die aktuelle finanzielle Entwicklung. Darüber hinaus erhalten sie Transparenz, für welche Aufgaben die geplanten Finanzmittel verwendet werden (sollen).
Mit diesen nutzwertigen Kennzahlen lässt sich Zeit einsparen und die Planung hilft bei der wirtschaftlichen Prognose, denn: Kommt es zu (positiven oder negativen) Abweichungen, werden diese frühzeitig transparent, können von den Bereichen begründet werden und geben Handlungsspielraum. Zum einen ist ein rechtzeitiges Gegensteuern bei steigenden Kosten und damit eine potentielle Kostensenkung möglich. Zum anderen eröffnet eine positive Budgetentwicklung beispielsweise neue Investitionsmöglichkeiten.
Diese Erkenntnisse wirken sich auch unmittelbar auf die Finanzplanung aus, die anhand der Ertragslage und Ausgabenentwicklung die Liquidität des Unternehmens besser planen bzw. steuern kann.
Auf diese Weise ermöglicht das Budget zukunftsorientierte Entscheidungen – ganz im Sinne der Erreichung unternehmerischer Ziele.
Aber auch für die operativen Einheiten bringt diese Transparenz einen positiven Aspekt mit sich: Die Motivation steigt, weil die Mitarbeitenden über den Budgetplan jederzeit einen Überblick zu ihren Handlungsmöglichkeiten erhalten und über dessen Steuerung aktiv in die Erreichung der Unternehmensziele eingebunden sind.
Auf die Planung kommt es an
Wie wird nun konkret ein Budget für ein Unternehmen erstellt? Dazu gehen Unternehmen in mehreren Schritten vor:
Definition Gesamtbudget
Als Basis aller weiteren Planungen stützt sich das Gesamtbudget neben dem Finanzplan auf die Umsatz- und Kostenpläne des Unternehmens. Die Unternehmensführung definiert seine Höhe und die damit verbundenen Budgetziele.
Erstellung Einzel-/Teilbudgets
Diese funktionalen Pläne beziehen sich auf die individuellen Bereichsstrukturen des Unternehmens. Abhängig von der Branche und vom Geschäftsmodell sind verschiedene Positionen für die Planung eines Teilbudgets erforderlich. Hinzu kommen noch potentielle Einzelprojekte, die die Teilpläne operativ ausgestalten und jeweils eine eigene Budgetierung erfordern.
Abgleich mit Gesamtbudget
Liegen die Teilbudgets vor, zieht die Unternehmensführung diese zusammen und gleicht sie mit dem Gesamtbudget ab. Entsteht eine Unterdeckung im Gesamtbudget, passt die Unternehmensführung anhand der Zielsetzungen einzelne Budgets gegebenenfalls an.
Festlegung finales Gesamtbudget
Im finalen Gesamtbudget ist dokumentiert, welche Bereiche welche finanziellen Mittel zur Erreichung ihrer Aufgaben erhalten. Er ist die Basis für den Ist-Abgleich im laufenden Planungszeitraum.
Die Budgetplanung erfordert aufgrund ihrer Vielschichtigkeit ein strukturiertes Vorgehen – im Unternehmen und seinen einzelnen Bereichen. Es geht darum, die Kostenstrukturen systematisch zu erfassen und für eine möglichst realistische Planung genau zu analysieren. Zusätzlich helfen eindeutige und messbare Ziele dabei, das Budget gegen zu prüfen und zu begründen.
Integrierte Software-Lösungen unterstützen diesen Planungsprozess auf allen Unternehmensebenen und bieten der Unternehmensführung umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, um stets alle Handlungsoptionen im Blick zu behalten.
So eingesetzt, wird das Budget nicht nur zu einem zentralen Instrument der Finanzpolitik in einem Unternehmen, sondern zu einem wichtigen Baustein für die Erreichung strategischer Zielsetzungen.
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