eAU kommt zum 1. Januar 2023 – Sind Sie vorbereitet?

Zum 1. Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zur Pflicht. Unternehmen müssen sich vorbereiten.

Jeden Tag werden in Deutschland hunderttausende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausgestellt. Durch die Corona-Pandemie seit 2020 dürfte die Zahl kaum gesunken sein. Der Prozess, der hinter der Krankschreibung stand, war – bis der Gedanke kam, Papier durch Digitalisierung zu ersetzen – überwiegend manuell: Wer sich krank fühlte, machte sich flugs auf den Weg zum Arzt. Verordnete dieser seinem Patienten eine Krankschreibung, spuckte der Praxis-Drucker vier Dokumente aus: Eines musste der Arbeitnehmer der eigenen Krankenkasse, eines seinem Arbeitgeber vorlegen, ein drittes behielt er selbst für die eigenen Unterlagen und ein viertes blieb in der Praxis.

Elektronische AU: Workflow ändert sich

Zum 1. Oktober 2021 änderte sich dieser klassische Prozess durch Vorgaben des Gesetzgebers schon teilweise: Seitdem übermitteln Arztpraxen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nämlich, sofern es die technischen Voraussetzungen zulassen, digital an die Krankenkassen. Das spart dem Arbeitnehmer zwar einen Weg, einen zweiten jedoch nicht: Denn der Arbeitgeber kommt nicht über die Krankenkasse an den Krankenschein, sondern über den Patienten.

Klassische AU nicht mehr zeitgemäß

In Zeiten, in denen die digitale Transformation mehr denn je voranschreitet, ist eines jedoch klar: Zeitgemäß ist das nicht. Schon gar nicht in Zeiten der Corona-Pandemie, in denen es zumindest temporär möglich ist, sich telefonisch krankschreiben zu lassen. Schließlich bleibt der Weg zum Arzt, um die Dokumente abzuholen trotzdem nicht aus.

Schon bevor der Gesetzgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) vorschrieb, war der Workflow zumindest teilweise digital: Hatte man den Krankenschein in Form eines physischen Dokuments erhalten, bestand in Abhängigkeit an die Krankenkasse, bei der man versichert ist, gleichzeitig die Möglichkeit, den Schein digital an diese zu übermitteln. Zahlreiche Krankenkassen verfügen hierzu über mobile Applikationen oder Web-Anwendungen, in denen der Upload des Dokuments ganz einfach möglich ist. Das sparte zumindest den Fahrt- oder den Postweg zur Krankenkasse.

Prozess bald völlig digital

Zum Stichtag 1. Januar 2023 wird aber auch das passé sein: Der Gesetzgeber schreibt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – mit einer Verspätung von einem halben Jahr – als Pflicht vor. Denn eigentlich sollte das gelbe Papier zum 1. Juli 2022 komplett ausgedient haben. Die Verschiebung wird jedoch mit Problemen in der Pilotphase begründet.

Ab dem neuen Jahr läuft der Prozess dann so ab: Entscheidet der Arzt, dass sein Patient krankgeschrieben werden muss, informiert die Praxis die jeweilige Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit ihres Versicherten. Dem Arbeitgeber des Patienten wird die AU sodann elektronisch zur Verfügung gestellt.

Praxen stehen vor Problemen

Was nach vereinfachten und ressourcenschonenden Prozessen klingt, scheint unter Ärzten jedoch für Frust zu sorgen. Laut einer Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) verfügte im Januar 2022 zwar schon jede zweite Arztpraxis über die benötigte Softwareanwendung, doch nur jede fünfte Praxis war in der Lage, auch Bescheinigungen für die Krankenkasse damit zu übermitteln. Noch immer wird daher der klassische Durchschlagvordruck genutzt.

Dabei ist es so, dass Praxen bzw. Ärzte – so eine KBV-Umfrage aus dem Mai, an der sich 6000 Arztpraxen beteiligten – gerne digitaler arbeiten würden. Es sei die Technik, die zu schaffen mache. Laut KBV benötigen Praxen zur technischen Umsetzung der Vorschrift neben der Anbindung an die Telematikinfrastruktur mit einem E-Health-Konnektor den elektronischen Heilberufsausweis, einen KIM-Dienst und ein Update des PVS. 

elektronische AU bietet zahlreiche Vorteile

Dabei bietet die eAU, sofern technisch alles funktioniert, zahlreiche Vorteile: Zum Beispiel kann eine lückenlose Dokumentation von Krankheits- bzw. Fehlzeiten sichergestellt werden. Schließlich ist nicht mehr der Arbeitnehmer in der Bringschuld und Arbeitgeber und Krankenkassen sind nicht mehr darauf angewiesen, dass der Arbeitnehmer die AU rechtzeitig vorlegt. Denn laut §5 EntgFG ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit sowie die voraussichtliche Dauer der Unfähigkeit unverzüglich zu melden. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage an, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist überdies berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.


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Die eAU ist schnell und sicher

Auch die Schnelligkeit der Übermittlung ist ein Vorteil der eAU. Da Betriebe die Bescheinigung direkt nach der Ausstellung abrufen können, kann auch schneller reagiert werden, was die Arbeitsplanung angeht. Ebenso punktet die eAU in Hinblick auf das Thema Sicherheit. Außerdem werden Kosten gesenkt – zum Beispiel für den Druck von Papier.

eGECKO Anwender sind vorbereitet

Der Stichtag rückt immer näher: Die CSS AG hat sich dem Thema eAU frühzeitig angenommen, um einen reibungslosen Übergang vom Papierschein zum digitalen Dokument zu ermöglichen. eGECKO Anwender brauchen sich diesbezüglich daher nicht zu sorgen.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist in der Lohnabrechnungssoftware von eGECKO komplett umgesetzt, die Anwender sind informiert. Wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie die eAU schon umgesetzt? Benötigen Sie Unterstützung? Dann kontaktieren Sie uns gerne.

Titelfoto: © Robert Kneschke – #370514924 – stock.adobe.com