Baden-Württemberg, Hamburg und das Saarland haben zum 1. Januar 2022 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Bedeutet: Die Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber müssen seit diesem Tag E-Rechnungen ausstellen. Bisher galt diese Pflicht lediglich in umgekehrte Richtung. Die öffentliche Verwaltung musste solche Rechnungen von ihren Auftragnehmern annehmen und bearbeiten, falls diese das gewünscht haben.
Damit folgen die drei Bundesländer dem Bund und Bremen. Dort gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im Rahmen von Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern bereits seit dem 27. November 2020. Welche Ausnahmen es von dieser Pflicht auf Bundesebene gibt, lesen Sie auf der Website e-rechnung-bund.de unter dem Punkt „Muss ich meine Rechnungen elektronisch an den Bund stellen?“.
Pflicht zur E-Rechnung? Das gilt in den Bundesländern
Baden-Württemberg
Pflicht: seit 01.01.2022
Ausnahmen:
- Rechnungen bis 1000 Euro netto
- Rechnungen an Gemeinden und Gemeindeverbände
Bayern
Pflicht: nein
Berlin
Pflicht: nein – kann aber vertraglich vereinbart werden
Bremen
Pflicht: seit 27.11.2020
Ausnahme:
- „Direktkäufe“ bis 1000 Euro netto
Brandenburg
Pflicht: nein
Hamburg
Pflicht: seit 01.01.2022
Ausnahmen:
- Rechnungen über Lieferungen und Leistungen bis 1000 Euro
- Rechnungen über Bauleistungen bis 3000 Euro
Hessen
Pflicht: ab 17.04.2024
Mecklenburg-Vorpommern
Pflicht: ab 01.04.2023
Niedersachsen
Pflicht: nein
NRW
Pflicht: nein – kann aber vertraglich vereinbart werden
Rheinland-Pfalz
Pflicht: ab 01.01.2024
Saarland
Pflicht: seit 01.01.2022
Ausnahmen:
- Rechnungen bis 1000 Euro netto
- bei Bar- und Sofortzahlung mit schuldfreier Wirkung, unabhängig vom Betrag
Sachsen
Pflicht: nein
Sachsen-Anhalt
Pflicht: nein
Schleswig-Holstein
Pflicht: nein
Thüringen
Pflicht: nein
Bund und Länder kommen EU-Verpflichtungen nach
Diese noch recht jungen Regeln gehen auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU über elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zurück. Sie verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen der Mitglieder des Staatenverbunds, Rahmenbedingungen für die Einreichung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu schaffen. Bund und Länder sind dieser Verpflichtung nachgekommen.
Sie versprechen sich davon unter anderem Kostenersparnisse. Deswegen haben der Bund und mehrere Länder nicht nur eine Pflicht der Annahme von E-Rechnungen auf Seiten der öffentlichen Verwaltung, sondern auch die Pflicht, solche zu erstellen, eingeführt oder planen dies.
Auch dank E-Rechnungen: Bremen will jährlich Millionen sparen
Hinsichtlich der möglichen Kostenersparnis, heißt es auf der Website von Bremen, dass bei Bundesland und Stadt jedes Jahr ca. 250.000 Rechnungen eingehen würden. Mit Hilfe der Transportinfrastruktur und der Einführung eines elektronischen Arbeitsworkflows sollen Ersparnisse von 2,7 Millionen Euro jährlich drin sein. Die Freie Hansestadt Hamburg hingegen führt an, dass E-Rechnungen deutlich schneller bearbeitet und die fälligen Beträge demnach früher bezahlt würden.
In dem Fall hätten digitale Rechnungen auch einen monetären Vorteil für Dienstleister und Lieferanten der öffentlichen Verwaltung.
Infobox: Was ist eine E-Rechnung?
(Quelle: e-rechnung-bund.de)
Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:
- elektronisch übermittelt
- elektronisch empfangen
- sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
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