Update bei der Lohnabrechnung

Die Startschwierigkeiten bei der digitalen Lohnsteuerkarte gehören zwar längst der Vergangenheit an. Fehleranfällig sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) aber nach wie vor. Jetzt haben die Finanzbehörden wichtige Arbeitgeberfragen geklärt.

Für den Nachfolger der Papplohnsteuerkarte wurde eine zentrale Datenbank aufgebaut, in der alle für den Lohnsteuerabzug relevanten Besteuerungsgrundlagen vorgehalten und vom Arbeitgeber seit Anfang 2013 abgerufen werden müssen. Eine Ausnahme gilt für Teilzeit- oder nur geringfügig Beschäftigte: Sofern diese pauschal nach § 40a EStG besteuert werden, darf der Arbeitgeber keine ELStAM abrufen. Um die Aktualität der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu gewährleisten, sind Unternehmen verpflichtet, ihre Arbeitnehmer bei Aufnahme des Dienstverhältnisses bei der Finanzverwaltung anzumelden und zugleich die ELStAM anzufordern. Grundsätzlich sind die so abgerufenen Lohnabzugsmerkmale rechtlich bindend und müssen in die Lohnkonten übernommen werden. Etwaige spätere Änderungen stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber monatlich spätestens bis zum fünften Werktag des Folgemonats zum Abruf bereit.

Wegen zwischenzeitlicher Gesetzesänderungen hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 8. November 2018ein aktualisiertes Anwendungsschreiben zum Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale veröffentlicht (Az.: IV C 5 – S 2363/13/10003-02). Zusammengefasst wurden darin auch Antworten der Finanzbehörden auf wichtige Arbeitgeberanfragen mit den Schwerpunkten Beschäftigungsbeginn, Hauptarbeitgeber und Lohnsteuerabzug ohne ELStAM:

  • Beschäftigungsbeginn und Gültigkeitszeitpunkt

Bei der Anmeldung von Arbeitnehmern muss zusätzlich zum Beschäftigungsbeginn das Referenzdatum angegeben werden, ab dem ELStAM bereitgestellt werden sollen. Bei neu eingestellten Arbeitnehmern ist dieses „Gültigkeitsdatum“ in der Regel zwar identisch mit dem Beschäftigungsbeginn, kann aber beispielsweise bei der Umwandlung eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses mit pauschaler Lohnsteuererhebung in ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis mit Lohnbesteuerung nach den ELStAM abweichen. In solchen Fällen zählt als Referenzdatum die Aufnahme der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung.

  • Haupt- oder Nebenarbeitgeber?

Meldet sich ein zweiter oder weiterer Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber, Steuerklasse VI) als erster Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) in der ELStAM-Datenbank an, wird der bisherige Hauptarbeitgeber (Steuerklasse I – V) automatisch zum Nebenarbeitgeber und erhält mit der nächsten Änderungsliste die Steuerklasse VI zum Abruf bereitgestellt. Kompliziert wird es allerdings, wenn sich der zweite oder weitere Arbeitgeber zu Unrecht als Hauptarbeitgeber angemeldet hat: Dann muss der tatsächliche Hauptarbeitgeber den betreffenden Arbeitnehmer zunächst mit neu mitgeteiltem Referenzdatum rückwirkend als Nebenarbeitgeber aus der ELStAM-Datenbank abmelden. Frühestens am nächsten Tag darf er sich dann erneut als Hauptarbeitgeber anmelden. Als Referenzdatum ist dabei das Datum anzugeben, ab dem die Hauptarbeitgebereigenschaft zu Unrecht entfallen war.

  • Lohnsteuerabzug ohne ELStAM

Bei fehlenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen erfolgt die Lohnsteuererhebung zwingend nach der Steuerklasse VI, wenn der Arbeitnehmer

  • seinem Arbeitgeber die zum Abruf der ELStAM erforderliche steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum schuldhaft nicht mitteilt oder
  • eine Übermittlung der ELStAM an den Arbeitgeber gesperrt hat bzw. bereits die Bildung oder Bereitstellung der ELStAM bei seinem Wohnsitzfinanzamt allgemein hat sperren lassen.

Im Fall einer „technischen Störung“ darf der Arbeitgeber dagegen die voraussichtlichen Lohnsteuermerkmale längstens für drei Kalendermonate anwenden. Zu den technischen Störungen zählen die Finanzbehörden aber nicht nur Schwierigkeiten bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM, sondern auch Verzögerungen bei der Ausstellung von Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch die Finanzämter. Darüber hinaus stellt die Verwaltungsvorschrift des BMF vom 8. November 2018 klar, dass Arbeitnehmer in diesen Fällen ihren Arbeitgebern nicht zwingend vom Finanzamt ausgestellte Papierbescheinigungen für den Lohnsteuerabzug vorlegen brauchen – es reichen vielmehr schriftliche Erklärungen der Arbeitnehmer, sofern diese zum Lohnkonto genommen werden.

Auch beim Verlust oder der physikalischen Zerstörung von ELStAM-Daten zeigen sich die Finanzbehörden großzügig und bieten die Möglichkeit, verloren gegangene Daten beim Betriebsstättenfinanzamt anzufordern. Zur elektronischen Bereitstellung der sogenannten Bruttoliste mit den aktuellen ELStAM-Daten bedarf es lediglich eines formlosen Antrags des Arbeitgebers.

Foto: © magele-picture – 189613021 – fotolia.com