Papier auf dem Abstellgleis – Elektronische Rechnung und Vernichtung von Zollbelegen

Vom erleichterten Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen. Bei der Vernichtung von Originalbelegen haben viele jedoch noch rechtliche Zweifel. Unnötig, denn selbst für Zolldokumente hat der Gesetzgeber zwischenzeitlich Entwarnung gegeben.

Für das Recht auf Vorsteuerabzug bedarf es auf elektronischen Rechnungen schon seit Mitte 2011 nicht mehr zwingend einer digitalen Signatur. Da die automatisierte Verarbeitung von Eingangsbelegen zudem Kosten senken betriebliche Geschäftsprozesse beschleunigen hilft,  verzichten nach anfänglichem Zögern immer mehr Unternehmen auf den Versand von Papierrechnungen.

Zusätzlichen Vortrieb dürfte schon sehr bald das „E-Rechnungs-Gesetz“ über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen geben. Dessen am 13. Juli 2016 veröffentlichter Entwurf sieht eine Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in strukturierten Formaten vor – und zwar unabhängig vom Auftragswert. Anders als im Steuerrecht gelten reine Bilddateien oder pdf-Formate hier allerdings nicht als elektronische Rechnungen. Zur Vermeidung unnötigen Nachbearbeitungsaufwands bei der automatisierten Eingangsverarbeitung setzt die Bundesregierung vielmehr auf strukturierte und fehlerfrei maschinell auslesbare Rechnungsinhalte beispielsweise durch hybride Formate wie etwa ZUGFeRD.

Steuerlich müssen für alle beispielsweise per Web-Download, im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) oder als E-Mail-Anhang übermittelten Rechnungen freilich auch künftig Integrität und Authentizität gewährleistet bleiben. Dazu verlangt das Umsatzsteuerrecht den Einsatz innerbetrieblicher Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich eingehender Rechnungen mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Klingt weitaus komplizierter als in der Praxis umsetzbar, denn schon in der Vergangenheit kontrollierte zweifelsohne jeder Unternehmer aus ureigenem Interesse, ob die eingegangene Rechnung hinsichtlich Art und Menge der erbrachten Lieferung/Leistung und der inhaltlichen Angaben korrekt ist und nur Rechnungen beglichen werden, zu deren Zahlung er auch verpflichtet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies mit EDV-Unterstützung im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschieht oder ‑ wie bei kleineren Unternehmen nach wie vor üblich und auch rechtlich zulässig – durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen beispeilsweise Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein und Überweisungs- oder Zahlungsbeleg.

Zusätzlicher Handlungsbedarf ergibt sich für Unternehmen aufgrund der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – vom 14. November 2014 (Az.: IV A – 4 – S 0316/13/10003). Die darin geforderten technischen und organisatorischen Kontrollen (namentlich Erfassungs-, Plausibilitäts- und Verarbeitungskontrollen sowie Lücken- oder Mehrfachbelegungsanalysen) sollen nicht nur die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle garantieren, sondern auch unbefugte Änderungen ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verhindern. Insbesondere Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen wurden von den Finanzbehörden bei Außenprüfungen schon in der Vergangenheit durchgeführt. Dabei bedienen sich die Prüfungsdienste ihrer bundeseinheitlichen Analysesoftware IDEA und der überraschenderweise ebenso für Unternehmen und Steuerberater frei verfügbaren Prüfschrittsammlung „TaxAudit Professional“ der Audicon GmbH, Düsseldorf, durchgeführt. Mit Ausnahme weniger, von den Finanzbehörden selbst entwickelter Prüfmakros enthält diese die Mehrzahl der üblicherweise in Außenprüfungen zum Einsatz kommenden Prüfschritte. Nicht zuletzt die Kontrollen auf fehlende Ein- und Ausgangsrechnungen oder Duplikate bieten auch Unternehmen durchaus Vorteile, können damit u.a. doch die in der betrieblichen Praxis durchaus vorkommenden Doppelzahlungen aufgedeckt, wenn nicht gar verhindert werden. Wichtig: Da die Durchführung laufender Kontrollen vom Unternehmen laut GoBD protokolliert werden muss, brauchen sich die Finanzbehörden mit bloßen Behauptungen nicht mehr zufrieden geben und können in begründeten Einzelfällen die Vorlage manuell oder automatisiert erstellter Nachweise verlangen.

Ersetzendes Scannen

Weil die Finanzbehörden die alleinige Aufbewahrung elektronischer Eingangsrechnungen als Papierausdruck strikt ablehnen, kommt kein Unternehmen um eine lückenlose Aufbewahrung elektronisch eingegangener Rechnungen im Originalformat herum. Im Gegenzug erlauben die im internationalen Bereich recht liberalen deutschen Aufbewahrungspflichten seit Jahren die Vernichtung originärer Papierdokumente nach Digitalisierung. Die Rechtmäßigkeit eines solchen „ersetzenden Scannens“ haben die Finanzbehörden in ihren GoBD vom 14. November 2014 nochmals bekräftigt: Auch für das Recht auf Vorsteuerabzug dürfen Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet werden, sofern die unternehmensspezifischen Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der ohnehin für betriebliche DV-Systeme vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation aufgeführt sind. Eine Farbwiedergabe ist lediglich dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlicher Farbe). Zu den wenigen – nicht nur steuerlichen – Ausnahmen zählen

  • Beurkundete oder beglaubigte Dokumente, Vollmachten, Papierdokumente mit Unterschrift: Das (Papier)Original besitzt einen höheren Beweiswert (§§ 415 ff. der Zivilprozessordnung – ZPO). Die gescannte Variante gilt als Objekt des Anscheins (§ 299a ZPO).
  • Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Bürgschaftserklärungen: Bei diesen kann durch deren Vernichtung angenommen werden, dass sie damit für ungültig erklärt werden.
  • Erbscheine, Schuldscheine, Wechsel: Hier besteht eine Rückgabeverpflichtung.
  • Elektronische Vorsteuervergütung: Zwar sind Vergütungsanträgen über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern auf elektronischem Weg Rechnungen und Einfuhrbelege beizufügen; bei „begründetem Zweifel“ am Erstattungsanspruch kann vom Vergütungsmitgliedstaat jedoch die Vorlage der originalen (Papier)rechnungen verlangt werden.

Viel Unsicherheit herrschte darüber hinaus bei der Frage, ob auch Zolldokumente eingescannt und vernichtet werden dürfen. Denn nach dem Wortlaut der Abgabenordnung (AO) mussten bislang noch alle Unterlagen im Original aufbewahrt werden, auf die Zollbehörden bei Abgabe der Zollanmeldung verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hatten. Damit ist nun Schluss: Aufgrund einer Neufassung der steuerlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von steuer- und  zollrechtlichen Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a und Abs. 2 AO) dürfen seit dem 1. Mai 2016 selbst Unterlagen nach dem EU-Zollkodex digitalisiert auf Datenträgern aufbewahrt werden. Jedenfalls dann, wenn die geltenden Buchführungsregeln eingehalten werden und die Dokumenten und Belege für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Ausnahmen  gelten lediglich für amtliche Urkunden und handschriftlich zu unterschreibende, nicht förmliche Präferenznachweise.

Hinweis:
Wegen der sich stetig ändernden Rechtslage im Steuerrecht können wir keine Garantie für die zukünftige Gültigkeit der Beiträge übernehmen.Wir empfehlen Ihnen, bei aktuellen Problemstellungen die Hilfe eines Angehörigen der steuerberatenden Berufe in Anspruch zu nehmen.
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