Effizientes Personal- und Reisemanagement – Messeplanungsunternehmen optimiert Abläufe mit eGECKO Personalwirtschaft

Intensive Reisetätigkeit der Mitarbeiter verursacht Kosten – insbesondere wenn es sich um weite Reisen handelt oder das Unternehmen über mehrere Standorte verfügt. Und nicht nur das Budget wird belastet – sondern Planung, Durchführung und Abrechnung der Reisen bindet Personalkapazität. Um hier nicht zu viel zu investieren, lohnt sich die Anschaffung einer Software, die einerseits alle Vorgänge rund um das Reisemanagement abbildet und andererseits eine Vernetzung mit den anderen kaufmännischen Systemen wie Finanzen, Buchhaltung, Controlling sowie dem allgemeinen Personalmanagement bietet.
Sutter Fair Business unterstützt mit 80 Mitarbeitern Messeveranstalter in allen wichtigen Phasen der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Messen. Dazu bietet das Unternehmen einen umfassenden Verlags- und Kommunikations-Service von Werbung über die Produktion und Bereitstellung von Informationsmedien und Messepublikationen bis hin zur Unterstützung bei der Akquise von Ausstellern und Fachbesucher-Registrierung. Sutter Dialog Services bietet umfassende Unterstützung für komplexe Call-Center-Projekte. Zum Leistungsangebot gehören Marktforschung, Datenrecherche und -qualifizierung genauso wie die Übernahme von Telefonzentralen und Hotlines. Als modernes Call-Center mit insgesamt 100 Mitarbeitern ist A. Sutter Dialog Services besonders auf die Bereiche Messen, Banken und Terminvereinbarungen spezialisiert. Zusammen verfügen die beiden Unternehmen über drei Standorte in Essen, Nürnberg und Moskau.

Bis 2008 vertrauten die A. Sutter Fair Business GmbH und ihre Tochtergesellschaft A. Sutter Dialog Services auf das kaufmännische System von DCW. Nach einer Ausschreibung und dem darauffolgenden Vergleich dreier Anbieter fiel die Entscheidung auf die Lösung eGECKO der CSS GmbH, die Softwarelösungen für das Finanz- und Personalwesen entwickelt und vertreibt und mit über 1.700 Anwendern zu den führenden internationalen Herstellern betriebswirtschaftlicher Software gehört. eGECKO bietet dabei als einzige Mittelstandslösung eine 100%ige Integration von Controlling, Rechnungswesen & Personalwirtschaft mit neuester Java-Technologie.

„Das neue System sollte Finanzbuchhaltung und Controlling integrieren, zugleich sollte eine unkomplizierte Übernahme der alten Daten aus DCW möglich sein. Das alles kann eGECKO – und nicht zuletzt hat uns auch das gute Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt“, sagt Marianne Kaja, Teamleiterin Rechnungswesen, A. Sutter Fair Business GmbH. Zugleich entschied man sich für die Implementierung des eGECKO Reisemanagements, denn „unsere alte Anwendung war mit der alten Buchhaltungssoftware gekoppelt – das wollten wir gerne beibehalten“, so Marianne Kaja weiter. eGECKO Reisemanagement ermöglicht die Reiseplanung und –abrechnung nach deutschem Recht und betriebsinternen Reiserichtlinien oder Tarifverträgen. Für Reisekostenabrechnung und Personalplanung stehen zahlreiche Auswertungsfunktionalitäten wie benutzerspezifische Suchabfragen und Analysen zur Verfügung. Eine integrierte GDPdU-Schnittstelle ermöglicht zuverlässig anstehende Prüfungen.

Heute nutzen beide Unternehmen von Sutter die eGECKO-Module für Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung, Faktura und Kostenrechnung am  deutschen Standort in Essen. Hier werden auch die Belege für die Standorte in  Nürnberg und Moskau erfasst und gebucht. Seit 2009 ist auch das Modul Reisemanagement in Betrieb – mit seiner Hilfe werden die Reisen von monatlich 15 bis 20 Mitarbeitern organisiert und abgerechnet. Dabei übertrifft das Modul auch die Funktionalitäten des alten Systems: „Wichtig war uns, alle Lösungen aus einer Hand zu bekommen. Beim Reisemanagement schätzen wir heute besonders die deutlich schnellere Erfassung der Abrechnungen sowie die Möglichkeit, diese durch eine vorläufige Kontierung schnell und einfach zu überprüfen. Dabei gibt es in eGECKO diverse Auswertungsmöglichkeiten z.B. nach Kostenstelle oder Namen.“ Und ganz generell ist in Punkto Reisemanagement durch die Vernetzung ein effizienteres Arbeiten möglich. „Das Abrufen der Verpflegungspauschalen in Listenform erleichtert das Ausfüllen der Lohnsteuerkarten, da die Beträge in einer Summe und pro Mitarbeiter abgerufen werden können und nicht das ganze Jahr über in einer Exceltabelle einzeln erfasst werden müssen - das spart einiges an Arbeitszeit,“ berichtet Marianne Kaja abschließend.