Pressegrossist vereinheitlicht Finanzbuchhaltung und Controlling über integrative Softwarelösung

In kaum einem anderen Land der Erde gibt es eine derart große Vielfalt an Presseerzeugnissen wie in
Deutschland. In Form von 352 Tages-, 27 Wochen- und sieben Sonntagszeitungen wurden im vergangenen
Jahr 25,3 Millionen Zeitungsexemplare pro Tag an deutsche Leser verkauft. Dazu kommt eine schier unüber-
sichtliche Fülle an Publikums- und Fachzeitschriften, die täglich ihren Weg in deutsche Haushalte findet.
Wer beim Vertrieb der verschiedenen Erzeugnisse den Überblick über die Zahlen und betriebswirtschaftlichen
Prozesse behalten will, braucht dafür geeignete Hilfsmittel. Durch den Einsatz der flexiblen eGECKO Lösung
richtet die PVG Presse-Vertriebs-Gesellschaft KG ihr Finanzwesen und Finanz-Controlling optimal auf diese
spezielle Branche aus.

Als Schnittstelle zwischen den einzelnen Verlagen und dem Handel beliefert die PVG Presse-Vertriebs-
Gesellschaft KG täglich rund 6.800 Händler im Raum Hessen und südliches Rheinland-Pfalz mit sämtlichen
verfügbaren Pressetiteln. Bislang setzten die PVG und ihre acht Gesellschaften dabei neben DCW und Steeb
400 auch auf verschiedene, zum Teil selbst entwickelte Speziallösungen für die Bereiche Finanzbuchhaltung
und Finanz-Controlling. Dieses Vorgehen führte jedoch aufgrund zahlreicher Schnittstellen sowie manueller
oder doppelter Dateneingabe zu einem erheblichen Mehraufwand. Mit der neuen Lösung eGECKO von der
CSS GmbH ist der Ablauf durch die 100%ige Integration von Rechnungswesen und Finanz-Controlling heute
deutlich effizienter: „Das anwendungsübergreifende Verzweigen macht ein Verlassen der geöffneten Anwendung unnötig. Dadurch sparen wir eine Menge Zeit. Sogar Stammdaten können ganz einfach über die rechte Maustaste verändert werden“ , so Kristina Jaeschke, Geschäftsleitung Personal & Finanzen.

Durch die 100%ige Integration der Lösung hat das Unternehmen bereits heute das wichtigste Ziel erreicht: Seit der Implementierung im April 2009 ist es gelungen, die Buchhaltung aller zugehörigen Gesellschaften, die früher über eine Vielzahl verschiedener Anwendungen abgewickelt worden war, erfolgreich zu vereinheitlichen. Sämtliche Daten und Auswertungen sind damit für alle Gesellschaften in nur einem System einzusehen und können entsprechend bearbeitet werden. Auch das Erstellen von Suchabfragen ist deutlich einfacher. War früher Fachwissen vonnöten, um über die ODBC-Schnittstelle auf die Datenbank zuzugreifen und Abfragen generieren zu können, werden diese heute einfach über eGECKO erstellt und anderen Usern zugänglich gemacht. Diese haben die Möglichkeit, die Abfragen individuell anzupassen.

Auch hier kam der PVG die Bedienungsfreundlichkeit der Lösung zugute, die eine hohe Transparenz bietet, ohne den Anwendern viel Zeit und Nerven abzufordern. „Das sind die Aspekte, die zeigen, dass die Software aus einem Guss geschaffen wurde. Genau so etwas hat uns bei den alten Anwendungen  gefehlt“ bekräftigt Kristina Jaeschke,  die Wirkungsfähigkeit der Lösung. Doch nicht nur der Aufbau kurzer und transparenter Arbeitswege hat den Einsatz der neuen Software gelohnt. Durch die besondere Flexibilität und integrativen Eigenschaften der Anwendung ist der ehemals hohe Wartungsaufwand für die hausinterne IT für den Pressegrossisten nun kein Thema mehr.

Zudem überzeugte eGECKO das Unternehmen speziell durch die für den Pressevertrieb relevanten Funktionen für die Verarbeitung Offener Posten und Rücklastschriften. Für Erstere wurde über das Benutzer-Modul der Software, das über einen Maskendesigner einfach und komfortabel angepasst wird, ein reibungsloser automatischer Workflow etabliert, der zuvor umständlich über eine arbeitsaufwendige Access-Anwendung abgebildet wurde. Durch die Erweiterung des Kontos Offene Posten um die Stammdaten Telefon und Fax, ist eine schnelle telefonische Kontaktaufnahme bei Mahnverfahren möglich. Zudem werden Informationen aus der Buchhaltung an die Warenwirtschaft über eine spezielle Schnittstelle übergeben, wodurch Liefersperren schnell und einfach gesetzt werden können. Die sofortige automatische Benachrichtigung der Versandabteilung komplettiert das effektive Reaktionssystem. Die Zeitersparnis durch den Automatismus der Lösung war für den Pressegrossisten bei der Auswahl der Software entscheidend. „Als einziger Anbieter hat CSS im Auswahlverfahren eine Lösung präsentiert, in der Funktionen für die speziellen Anforderungen des Pressevertriebs schon integriert waren und nicht als Zusatzprogrammierung bestellt werden mussten“, so Kristina Jaeschke.