Hersteller und Händler von Reitsportartikeln setzt auf durchgängige, zukunftsfähige
kaufmännische Lösung

Ein Reiter sollte sicher im Sattel sitzen. Dabei kommt es neben den eigenen Fähigkeiten auch auf die Qualität
der Ausstattung an. Will ein Hersteller und Händler von Reitsportartikeln fest im Sattel sitzen, benötigt er neben
hochwertigen Produkten auch eine zukunftssichere und ausgereifte Software, die die kaufmännischen Prozesse
transparent abbildet. Nur so sind aussagekräftige Daten für wichtige unternehmerische Entscheidungen zeitnah
parat - gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten eine wesentliche Voraussetzung, um mögliche Hindernisse
erfolgreich zu überwinden.

Die PFIFF Pfitzner Reitsport GmbH & Co. KG vertreibt im Groß- und Einzelhandel Reitsport- und Stalleinrichtungs-
artikel in über 60 Länder weltweit und übernimmt den Alleinvertrieb für Equip Horse Produkte auf dem deutschen
Markt. Weiterhin im Angebot des 80 Mitarbeiter starken Unternehmens sind Pferdeanhänger und Kutschen,
Tiernahrung sowie Sportartikel mit dem Schwerpunkt auf der Mannschafts-Sportausrüstung. Als die bisherige
Softwarelösung mit der Entwicklung des wachsenden Unternehmens nicht mehr Schritt hielt, fiel die
Entscheidung, die Prozesse in Rechnungswesen, Controlling und Personalwirtschaft transparent in einer
durchgängigen Lösung abzubilden. Besondere Herausforderungen an das neue System waren die Linux-
umgebung, in die es reibungslos implementiert werden sollte, und die Datenübernahme aus dem auf einer
Cobol-Programmierung basierten Altsystem. Gefordert war eine zukunftsfähige Software, die flexible und s
chnelle Arbeitsabläufe ermöglicht. Besondere Rationalisierungspotenziale sah PFIFF im Controlling-Bereich,
der bis dato noch mit einer Excellösung arbeitete.

Im Auswahlverfahren setzte sich die CSS GmbH aus Künzell mit ihrer kaufmännischen Lösung eGECKO durch.
Es hatte sich gezeigt, dass nicht jeder Softwareanbieter ein System liefern kann, das unter dem Betriebssystem
Linux reibungslos läuft.  „Doch nicht nur hier hatte das Unternehmen die Nase vorn. Bei der
gesamten Präsentationüberzeugten die Experten aus Künzell durch ihre fachliche Kompetenz
und engagierte Beratung. Auch die Bedienerfreundlichkeit der Anwendung war für uns
ausschlaggebend, und die reibungslose Implementierung sowie die Inbetriebnahme haben
schließlich unsere Entscheidung bestätigt“, berichtet Heinrich Samol, Abteilungsleiter Rechnungswesen
der PFIFF Pfitzner Reitsport. So vergingen von der Entscheidungsfindung bis hin zum Echtbetrieb des Systems
vier Monate, dabei nahm die Implementierungsphase inklusive Datenübernahme aus dem Altsystem lediglich
fünf Tage in Anspruch. Nach einer dreitägigen Schulung konnten die 12 bis 15 aktiven User selbständig mit
der Lösung arbeiten.

Heute kommen das komplette Produktportfolio im Rechnungswesen sowie zahlreiche  Module im Bereich
Controlling und Personalwirtschaft zum Einsatz. Die Einführung des Personalmanagements ist bereits in
Planung. Dabei ermöglicht die 100%ige Integration der Produkte, von einem Programm aus alle anderen
relevanten Anwendungen ohne Wechsel der Oberfläche durchgängig zu nutzen und durch die Drill-Down
Funktion schnell und einfach auf den Urbeleg zuzugreifen.  „Früher musste dagegen die jeweilige
Anwendung zunächst geschlossen werden, um parallele Abfragen in einer anderen
Anwendung zu tätigen. Diese wurden umständlich notiert, um sie dann wieder in die Ziel-
anwendung zu überführen. Allein dieses Beispiel veranschaulicht, in welchem Ausmaß wir
die Schnelligkeit und Effizienz unserer Arbeitsabläufe gesteigert haben“, so Heinrich Samol.

Im Controlling löste das neue Tool eine Excellösung ab, die noch viele manuelle Eingaben erforderte.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) wurden aus dem damaligen Rechnungswesen erstellt, einer
nicht-datenbankbasierten Eigenentwicklung ohne Schnittstellen zu Excel. Eine individuelle Anpassung der
BWAs war somit nicht möglich. Auch die gestiegenen gesetzlichen Anforderungen wurden durch die
Vorgängerlösung nicht mehr abgebildet. Durch die neue Lösung wurden die Prozesse im Controlling mit
Funktionen für Kostenrechnung, Planung, Analyse und Rating sowie einem Frühwarnsystem inzwischen
automatisiert. So werden mit eGECKO sämtliche Daten im Unternehmen per Knopfdruck zusammengestellt
und ausgewertet. Beispielsweise die BWA kann so adhoc erstellt werden, Kosten lassen sich dabei nach
sämtlichen Kriterien selektieren und sortieren. Zudem können sämtliche Auswertungen und Analysen je
nach Bedarf ganz einfach individuell gestaltet werden. Eine weitere Arbeitserleichterung bringt die Funktion
für das automatische Verbuchen von Kontoauszügen. Auch die Funktion für das automatische Verbuchen von
Kontoauszügen beschleunigt die Arbeitsabläufe und hat heute schon  eine hohe Trefferquote – eine Quote
von nahezu 100% wird für die nahe Zukunft angestrebt.

Auch der Monatsabschluss gestaltet sich als unkomplizierte Routinearbeit: Nach Abschluss der Buchungen
wird die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) auf schnellstem Wege online an das Finanzamt versendet. Dabei
besteht die Möglichkeit, die Steuersätze mit Gültigkeiten zu versehen, um so automatisch vom System
Änderungen durchführen zu lassen – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Heute können sich die Mitarbeiter verstärkt um ihre Hauptaufgaben kümmern. Heinrich Samol hat sogar
neue Aufgaben in seinem Bereich übernommen, denn durch die weit reichenden Prozessoptimierungen
wird viel Zeit bei arbeitsintensiven Verwaltungsarbeiten gespart:  „Mit eGECKO bilden wir fast jeden
Vorgang schneller und detaillierter ab. Was früher häufig per Bauchgefühl entschieden
wurde, wird heute mit Fakten untermauert. Unsere Daten sind nun erheblich transparenter
und damit aussagekräftiger – in der heutigen wirtschaftlichen Lage ein Vorteil von
unschätzbarem Wert.“