Ehemaliger DCW-Anwender optimiert Finanzbuchhaltung und Controlling mit moderner kaufmännischer Lösung

Nach der Übernahme der DCW Software AG durch SAP stehen die Nutzer der DCW-Lösung vor der Frage, mit
welcher Software sie künftig die kaufmännischen Prozesse ihres Unternehmens unterstützen wollen. Es gilt,
eine zukunftssichere Lösung zu finden. Ein weltweit agierender Experte für Vertrieb und Verarbeitung
pflanzlicher Rohstoffe nutzte die durch die Marktentwicklung notwendig gewordene Suche nach einer
neuen Lösung, um die IT-Prozesse in Finanzbuchhaltung und Controlling noch weiter zu optimieren.

Nachdem die Möglichkeit zur Weiterentwicklung bei DCW nach der Übernahme nicht mehr bestand, spielte
die Zukunftsfähigkeit der neuen Lösung eine große Rolle für die MB-Holding GmbH & Co. KG. Unter dem Dach
 der Firmengruppe arbeiten weltweit 20 Unternehmen, die als the nature network® Kunden aus der Lebensmittel-,
Pharma- und Kosmetikindustrie mit hochwertigen Inhaltsstoffen auf pflanzlicher Basis versorgen. Das Tätigkeits-
gebiet umfasst die komplette Prozesskette von der Rohstoffbeschaffung über die Verarbeitung bis hin zu
Forschung und Service für eine höchste Produktqualität. Am Hauptsitz in Vestenbergsgreuth arbeiten 900
Mitarbeiter, weltweit beschäftigt die Gruppe 2.800 Mitarbeiter.

„Als uns mitgeteilt wurde, dass die DCW-Lösung nur noch bis 2008 unterstützt wird, war schnell
 klar, dass wir uns um eine kaufmännische Lösung kümmern müssen. In 2006 haben wir uns
dann aktiv mit diesem Thema auseinandergesetzt“, berichtet Michaela Obermeyer, Leiterin Controlling
bei MB Managementservice. Dazu erstellte der Experte für pflanzliche Rohstoffe ein 32-seitiges Anforderungsprofil
und versendete es an ca. 12 Anbieter. Anhand der Antworten wurden fünf Unternehmen ausgewählt und zur
Präsentation nach Vestenbergsgreuth eingeladen.  Anschließend erfolgte eine Bewertung über ein Punktesystem.
In diesem ausgeklügelten Verfahren setzte sich schließlich die CSS GmbH aus Künzell mit ihrer kaufmännischen
Lösung eGECKO gegen ihre Mitbewerber durch. Damit vertraut die weltweit operierende MB-Holding nun auf eine
moderne Software, die vor allem durch ihre hohe Flexibilität und die vielen Möglichkeiten zu individuellen
Anpassungen, wie Tabellenexperten, CrystalClear & Menüdefinitionen, überzeugte. Weiterhin war ausschlag-
gebend, dass eGECKO die Anforderungen der MB-Holding am besten erfüllte und CSS sich auch bei der Durch-
führung erforderlicher Zusatzprogrammierungen äußerst flexibel zeigte. Heute wird die Software mit den
Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Unternehmenssteuerung und Konzern-
Konsolidierung am Hauptstandort in Vestenbergsgreuth und den beiden Betriebsstätten in Alveslohe und
Kleinostheim eingesetzt. Dort nutzen von ca. 900 Mitarbeitern 19 aktive User die Lösung. 110 greifen auf die
Auswertungen und Berichte zu.

Zunächst galt es, die von DCW gewohnten Funktionalitäten der Finanzbuchhaltung abzudecken, wie mandanten-
übergreifendes Buchen, zentrale Stammdatenpflege, Electronic Banking, Abwicklung der Warenkreditversicherung
und AWV-Meldungen. Zusätzlich sollten durch den Einsatz der neuen Lösung folgende Prozesse noch verbessert
werden: die Analyse der Kostenstellen über Hierarchien, die dezentrale Planung direkt im System, das Debitoren
controlling und die Zinsberechnung auf Personen- und Sachkonten. Dabei kann die MB-Holding die Optimierung
der Software über das Issue-Management-System ihres Anbieters selbst beeinflussen und damit auch erreichen,
dass die eigenen Anforderungen im Standard entsprechend umgesetzt werden. In Zusammenarbeit mit CSS ist
dies z. B. für die dezentrale Planung und die Hierarchieauswertung bereits geschehen.

Eine enorme Erleichterung im Arbeitsalltag bedeutet die innovative Gestaltung der Dezentralen Planung. So spart
die MB-Holding besonders im Budgetprozess heute viel Zeit: Früher mussten die aktuellen Daten aus DCW noch
in Excel überspielt werden, um sie anschließend in eigens kreierte Budgetformulare zu übertragen und diese
in Papierform an die Kostenstellenverantwortlichen zu verteilen. Nach Eintrag der Budgetzahlen gingen die
Formulare zurück an die Controller, die die Daten manuell in DCW erfasst haben, um sie anschließend auswerten
zu können. Heute werden die Daten der Kostenstellenverantwortlichen samt Bemerkungen direkt in eGECKO
erfasst und stehen anschließend sofort für Auswertungen im Rahmen der dezentralen Planung zur Verfügung.
„So können sich die Controller jetzt mehr dem Inhalt der Daten widmen anstelle ihrer
Erfassung. Insgesamt verkürzen wir den Planungsprozess mit diesem neuen, gemeinsam
entwickelten Planungstool deutlich und gestalten den Ablauf wesentlich effizienter. Für
ausgewählte Berichte und Analysen nutzen wir den Kennzahlenvergleich. Sehr von Vorteil
sind hierbei besonders die Flexibilität und die vielen Möglichkeiten des Berichtsgenerators“,
erläutert Michaela Obermeyer.

Neben der großen Zufriedenheit mit den leistungsfähigen Funktionen der neuen Lösung überzeugte auch die
Schnelligkeit bei der Systemeinführung. Nach der Vertragsunterzeichnung wurde mit der Implementierung
begonnen – bereits drei Monate später erfolgte der Echtstart. Dabei wurde im Zuge der Systemumstellung
auch die Einrichtung der Schnittstellen zum ERP-System Infor AS und zum Archivierungs- und Workflowsystem
Easy ELC realisiert.

Michaela Obermeyer resümiert: „Besonders gefallen uns an eGECKO die flexible Einstellung des
Tabellenexperten und die umfassenden Suchfunktionen, denn damit lassen sich Analysen
und Auswertungen unserer Daten heute schneller durchführen. Auch die Verknüpfung der
einzelnen Module und die dadurch möglichen Sprünge in verschiedene Programmmodule
haben uns bereits bei der Vorführung überzeugt. Mit der Hierarchieauswertung in der
Kostenrechnung haben wir außerdem ein Tool zur Hand, mit dem schnell und einfach die
Kostenstellen analysiert werden können. Alles in allem ist das neue System damit weit
mehr als nur ein Ersatz der Vorgängerlösung.“