Effizientes Controlling der Laborprozesse

Der Kostendruck in Deutschlands Unternehmen beschränkt sich nicht allein auf das produzierende
Gewerbe und den Handel. Auch die Dienstleistungsbetriebe sind davon betroffen. Und zu Letzteren
gehört die deutschlandweit tätige Laborunion Prof. Höll & Co. GmbH. Obwohl sich das aus Wasseranalytik
spezialisierte Laboratorium über ein stetig steigendes Probenaufkommen freuen kann, kam es wegen des
zunehmenden „Wildwuchses“ bei der Probenbearbeitung und der auch aus diesem Grund parallel steigenden
Kosten nicht darum herum, ernsthaft über die Einführung eines zukunftsorientierten Labor Management
Informationssystem (LIMS) nachzudenken.

Hauptkriterium für das LIMS war die Möglichkeit, auf alle Probenaufträge zentral zugreifen zu können. Denn
bislang kochten die drei zur Laborunion gehörenden Standorte jeweils ihr eigenes Süppchen. Jedes Labor
hat Aufträge angenommen, registriert, bearbeitet und analysiert. Und da sowohl in den Labors in Bad Elster
und in Bad Nenndorf Menschen mit dem Erfassen der zu jeder Analyse gehörenden Daten und Ergebnisse
befasst sind, wurde die einzelnen Aufträge im Stil desjenigen festgehalten, der gerade mit der Erfassung
und Bearbeitung der Probenbearbeitung beschäftigt war. Das Ergebnis war ein gewisser Wildwuchs, mit
einer Standardisierung hatte das Ganze wenig zu tun. Im Gegenteil: Die Mitarbeiter an den Standorten
verbrachten wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen, damit, Auswertungen doppelt und dreifach
zu erstellen und individuelle Berichte zu schreiben. Fortschrittlich war lediglich, dass zwischen den Labor-
standorten ein Datenaustausch möglich war. Und dass die Mitarbeiter eine leise Ahnung davon hatten,
wie es sein könnte, wenn man mit einem Labor-Management-System arbeitet. Ein solches hatte nämlich
einer der Kollegen einst selbst zusammengebastelt. Einige Zeit ging das – trotz seiner Schwächen in der
Standardisierung – ganz gut, doch schon bald sollte es an seine Grenzen stoßen.

Dennoch war genau hier der Ansatz für ein einheitliches System zu suchen. Schließlich gab es wegen der
Schwachpunkte des bislang genutzten Programms bereits ziemlich genaue Vorstellungen darüber, was das
System leisten müsste. Es sollte eine modulare Systemlösung sein, die nach Bedarf erweiterbar ist. Das
Programm musste außerdem die erforderlichen Textdokumente wie Standardarbeitsanweisungen, gesetzliche
Bestimmungen, Normen, Kalibrierungs- und Wartungsanweisungen der Gerätehersteller sowie das gesamte
Qualitätsmanagementsystem verwalten. Eine weitere Voraussetzung war, dass das System den Datenaustausch
mit anderen EDV-Systemen und „intelligenten“ Laborgeräten sowie die automatische Datenübernahme von
Waagen, Analysegeräten der Chromographie, der Spektroskopie usw. ermöglicht. Zudem sollte der Datenaus-
tausch nicht nur intern erfolgen, sondern auch extern, mit den unterschiedlichen EDV-Systemen der Kunden.
Darum musste das System mit diversen Rechner- und Netzwerkumgebungen kompatibel sein. Auch an die
Zukunft wurde gedacht: Die digitale Signatur galt hierbei zumindest als Option. Und last but not least durfte
das System nicht das Budget sprengen.

Die Suche nach einem so leistungsfähigen LIMS gestaltete sich schwierig – bis man 2006 auf die CSS GmbH
stieß. Die Dresdener Niederlassung des Fuldaer Softwarehaus konnte zwar ebenfalls keine fertige Anwendung
aus der Schublade ziehen, hatte aber mit seiner Produktfamilie eGECKO bereits erfolgreiche Systemlösungen
für die Bereiche Finanzen, Controlling und Personal parat, die auf den Mittelstand zugeschnitten sind. Somit
kannte man sich mit den besonderen Erfordernissen von Unternehmen bis zu 200 Mitarbeitern aus. Außerdem
hatte man keine Scheu davor, gemeinsam mit der Laborunion eine LIMS-Lösung zu entwickeln.

Ein Jahr lang wurde anhand eines detaillierten Pflichtenheftes programmiert, getestet, Teillösungen wurden
für gut befunden, einige Parameter wieder verworfen. Am Ende entstand eGECKO LIMS: eine mehrplatzfähige
Branchenlösung, die nicht nur ein modernes Labormanagement, von der Probenverwaltung über die Ergebnis-
erfassung bis zum Reportwesen, abbildet. Bei Bedarf kann sie auch um weitere Module wie Auftrags-, Angebots-,
Kunden-, Dokumenten- und Prüfmittelverwaltungen, um Schnittstellengenerierung, Barcodeunterstützung
und Geräteanbindung, um eine webbasierte Eingabeplattform, ein Laborjournal sowie um ein Modul für die
Qualitätssicherung (Kontrollkarten, Messwertüberwachung) ergänzt werden. Eine Besonderheit wurde sogar
aus dem bereits etablierten Programm eGECKO Controlling übernommen: die Ampelfunktion. Sie zeigt –
ähnlich wie bei einer Verkehrsampel – Toleranzbereiche, die durch ISO-Norm-Vorschriften generell geregelt
sind, in den Farben grün, gelb und rot an. Besondere Highlights des Programms sind außerdem die hohe Flexibilität,
die durch die sich stetig verändernden Anforderungen in einem Laborbetrieb nötig ist und die individuell bedien-
und modifizierbaren Feature, wie zum Beispiel der Schnittstellenmanager, der Reportgenerator sowie der Export-
experte. Außerdem ist es von Anfang an leicht mit der Lösung zu arbeiten, weil die komplette Hilfefunktion und
die Benutzerführung in deutscher Sprache zur Verfügung stehen.

Seit Oktober 2007 ist eGECKO LIMS an drei Standorten der Laborunion im Einsatz – mit Erfolg. Die Mitarbeiter
haben zu keinem Zeitpunkt „ihr altes System zurückgewünscht“. Im Gegenteil: Das Laborsystem ist von Anfang
an so gut angenommen worden, dass Dr. Joachim Fritsche, Geschäftsführer der Laborunion, binnen kürzester Zeit
davon sprach, die Laborabläufe seien mit dem neuen LIMS optimiert worden. „Ein weiterer Vorteil ist für uns auch
die Vereinfachung, Zentralisierung und Vereinheitlichung der Filialen“, betont Fritsche weiter.

Jetzt könnte man meinen, Fritsche müsste das sagen, schließlich war es sein Unternehmen das die Entwicklung von
eGECKO LIMS maßgeblich initiierte. Inzwischen gibt es jedoch noch ein zweites Labor, das das Labormanagementsystem
erfolgreich einsetzt: das Institut Metakom. Als Kompetenzzentrum für Lebensmittelsicherheit setzte das Unternehmen
bei der Entscheidung vor allem auf die Skalierbarkeit und die Anpassbarkeit der Softwarelösung an die jeweiligen
Bedürfnisse der individuellen Betriebsabläufe.